Conectarea dintre Dispecerat intervenții și Workmanager service

Introducere

În BOCP, modulul Dispecerat intervenții (dispecerat service) și modulul Workmanager (fișe de service) acoperă două părți ale aceluiași proces de service, dar din perspective diferite: Dispeceratul organizează intervențiile — cine, unde și când se deplasează sau preia un echipament — în timp ce Workmanager se ocupă de partea tehnică: descrierea defectelor, estimarea reparației și execuția propriu-zisă a lucrării.

Până acum, cele două module funcționau în paralel și aceleași date (client, echipament, defect) trebuiau introduse de două ori. Prin conectarea lor, un tichet de dispecerat se leagă direct de o sesizare și de o fișă de service din Workmanager, iar datele se transmit automat de la un document la altul.

Ce găsești în acest articol

• Ce face fiecare dintre cele două module
• Cum se leagă: lanțul tichet → sesizare → fișă de service
• Fluxurile de creare a unui tichet (general, pentru echipament, pentru produs vândut, pentru produs adus în service)
• Ce se întâmplă pe tichet și regulile de emitere a sesizării și a fișei
• Cum se văd tichetele din Workmanager
• Scenarii de utilizare și un exemplu concret

Ce face fiecare modul

Dispecerat intervenții gestionează tichete pentru echipamentele instalate la clienți: programarea intervenției, alocarea unui tehnician, deplasarea pe teren, reviziile periodice (revizii tehnice / PTR) și finalizarea intervenției.

Workmanager gestionează fișe de service (comenzi de lucru pentru reparații), pornind de la o sesizare — documentul în care se descriu problema reclamată, defectele constatate, reparațiile de efectuat, piesele necesare și produsele de vândut, împreună cu estimarea de preț.

Cum se leagă cele două module

Legătura urmează un lanț cu trei documente:

Tichet (dispecerat) → Sesizare (workmanager) → Fișă de service (workmanager).

• Sesizarea este locul unic în care se completează toate detaliile tehnice (problemă, defecte bifate, reparații, piese, produse). Nu se mai completează aceleași informații și pe tichet.
• Tichetul reține legătura către sesizare și, separat, către fișa de service. Cele două legături sunt independente: un tichet poate avea doar sesizare, doar fișă, ambele sau niciuna.
• Ce se introduce pe sesizare devine automat conținutul fișei de service în momentul în care sesizarea generează fișa — nu se recopiază manual.

În plus, echipamentele din dispecerat se leagă unu-la-unu cu fișele de echipament din Workmanager, astfel încât istoricul unui aparat este comun celor două module.

Fluxuri de creare a unui tichet

La crearea unui tichet nou, după alegerea clientului, se deschide un ecran cu mai multe file (tab-uri) prin care se stabilește pentru ce se face tichetul. Filele pentru produs vândut și pentru produs adus în service apar doar dacă modulul Workmanager este activ.

[Ecran: ecranul de selecție cu filele Echipament instalat / Produs vândut / Produs adus în service]

Tichet general (fără echipament)

Se folosește pentru o intervenție care nu vizează un echipament anume înregistrat în evidență. Se creează tichetul direct, fără a lega un echipament.

Tichet pentru echipament instalat

Se alege un echipament din lista instalațiilor existente ale clientului. Tichetul este legat de acel echipament, iar în antetul tichetului apar denumirea, seria și tipul echipamentului.

Tichet pentru produs vândut

Se caută produsele vândute clientului, folosind cele două casete de căutare: Căutare client și Căutare serie produs (funcționează împreună, ca filtre pe aceeași listă). Lista afișează produsul, codul, codul de bare, data și factura vânzării.

Fiecare unitate vândută trebuie identificată printr-o serie unică. Dacă vânzarea nu a fost făcută pe serie, seriile nu există încă; în dreptul produsului apare butonul Generează serii, iar butonul de creare tichet nu este disponibil până când seriile nu sunt generate. După generare, fiecare serie primește propriul buton Creează tichet. Astfel, dacă s-au vândut 6 bucăți identice, rezultă 6 serii distincte și se poate crea câte un tichet pentru fiecare.

La crearea tichetului, se creează automat și instalația (fișa de echipament) pentru seria aleasă, iar aparatul este legat de evidența Workmanager.

Notă: Dacă vânzarea a fost generică (fără serii introduse la vânzare), la generare se creează serii cu un cod provizoriu. Seria reală se poate corecta ulterior pe echipament.

Tichet pentru produs adus în service

Se folosește pentru un produs adus la reparat care există deja în evidența de echipamente din Workmanager. Se caută produsul (după cod, descriere sau tip), se selectează, iar tichetul se creează legat direct de acel produs, fără a fi nevoie de o instalație la client.

Ce se întâmplă pe tichet

După creare, tichetul are, pe lângă filele obișnuite de dispecerat, două file dedicate: Sesizare și Fișă (vizibile când modulul Workmanager este activ).

• În fila Procesare apare un rezumat compact al sesizării: starea, totalul estimat, defectele declarate, reparațiile de efectuat, piesele necesare și produsele de vândut.
• Fila Sesizare afișează integral interfața sesizării, unde se completează problema, se bifează defectele, se aleg reparațiile și piesele.
• Fila Fișă afișează fișa de service, atunci când aceasta a fost emisă.

De pe tichet se poate apăsa Deschide sesizare — se creează o sesizare pre-completată cu clientul, adresa, problema și echipamentul din tichet. Ulterior, sesizarea generează fișa de service.

Atenție — reguli de emitere:

• Dacă tichetul are deja o sesizare, fișa de service se emite din sesizare; butonul de creare directă a fișei nu mai apare pe tichet.
• Dacă se emite fișa direct de pe tichet, fără sesizare, pasul de sesizare este considerat sărit, iar fila și butonul de sesizare se ascund.

Sincronizarea echipamentelor și maparea tipurilor

Fiecare echipament din dispecerat corespunde unei singure fișe de echipament din Workmanager, iar legătura se face automat la prima sesizare sau fișă. Suplimentar, în configurarea modulului dispecerat se poate stabili corespondența dintre tipurile de echipament din dispecerat și cele din Workmanager, pentru ca defectele și lista de operațiuni potrivite tipului respectiv să apară corect atunci când se deschide sesizarea.

[Ecran: câmpul „Tip echipament Workmanager" din editarea tipului de echipament din dispecerat]

Vizualizare din Workmanager

Legătura este vizibilă și în sens invers:

• Pe fișa echipamentului din Workmanager apare o secțiune cu tichetele de dispecerat asociate acelui aparat.
• Pe lista fișelor de service apare o referință (pictogramă) către tichetul din care provine fișa, cu deschidere directă.

Scenarii de utilizare

• Firmă de service care primește o solicitare telefonică, deschide un tichet pentru echipamentul instalat la client și, dacă e nevoie de reparație, deschide sesizarea direct de pe tichet.
• Magazin care vinde aparate cu garanție și, la o defecțiune, creează rapid un tichet pornind de la produsul vândut, alegând seria exactă a aparatului.
• Atelier care primește produse aduse la reparat și creează tichete legate de fișele de echipament existente, pentru a păstra istoricul complet al fiecărui aparat.
• Tehnician care, pe teren, emite direct fișa de service pentru o intervenție simplă, fără a mai trece prin sesizare.

Exemplu

Un client sună și reclamă că un aparat cumpărat acum câteva luni „nu pornește". Dispecerul creează un tichet pornind de la produsul vândut: caută clientul, apasă Generează serii în dreptul produsului, alege seria aparatului și apasă Creează tichet. Se creează automat instalația pentru acea serie și tichetul.

Pe tichet, dispecerul apasă Deschide sesizare. Sesizarea se deschide deja completată cu clientul și echipamentul; el bifează defectul „Nu pornește", adaugă o piesă necesară și o operațiune de reparație. Totalul estimat apare imediat în rezumatul din fila Procesare a tichetului.

După ce clientul acceptă estimarea, din sesizare se generează fișa de service. Defectele, piesele și reparațiile introduse pe sesizare apar automat pe fișă, iar tichetul afișează acum legătura către fișa de service. Ulterior, pe fișa echipamentului din Workmanager se vede și tichetul din care a pornit totul.

De știut

Notă: Filele și opțiunile de sesizare/fișă apar doar dacă modulul Workmanager este activ pe cont. Fără Workmanager, tichetele de dispecerat funcționează ca înainte.

Notă: Sesizarea este un singur loc de introducere a datelor. Nu se completează defecte sau piese separat pe tichet — totul se introduce în sesizare și se transmite mai departe.

Atenție: Butonul Creează tichet pentru un produs vândut este disponibil numai după ce s-au generat seriile. Câtă vreme produsul nu are serii, apare doar butonul Generează serii.