Decontarea încasărilor de la Trendyol

Introducere

Această funcționalitate permite importarea și procesarea automată a deconturilor de la Trendyol. Totalurile se preiau din fișierul de decont și se alocă automat pe facturile existente, ținând cont de moneda de încasare și de tipurile de cheltuieli implicate (transport, comisioane).

Fișierul conține toate informațiile necesare care facilitează identificarea corectă a documentului care trebuie stins. Acesta include următoarele coloane:

Pentru a importa fișierul de decont se accesează modulul Financiare - Registru Bancă - Decont Marketplace - Trendyol

Ce este decontul Trendyol

Decontul Trendyol este raportul periodic prin care Trendyol detaliază toate tranzacțiile procesate: vânzări, retururi, comisioane reținute, facturi de transport și alte ajustări. Trendyol plătește vânzătorului suma netă (după reținerea comisioanelor) și furnizează acest raport ca dovadă a calculului.

Un decont poate conține sute de rânduri dacă activitatea din perioadă a fost mare — BOCP le procesează pe toate odată și încearcă să lege automat fiecare rând de documentele interne corespunzătoare (comenzi online, facturi, bonuri de vânzare).

Notă: Spre deosebire de Shopify, unde BOCP preia deconturile automat prin conexiunea la platformă, pentru Trendyol fișierul trebuie descărcat manual și încărcat de fiecare dată.

Pasul 1

• Se selectează contul bancar pe care se va înregistra tranzacția. Încasările fiind în EUR contul folosit pentru încasare este cel asociat contului bancar EURO
• Se setează data importului
• Se încarcă fișierul de decont furnizat de Trendyol de tipul PaymentOrderDetail_xxxx_yyyyyyy.xlsx

După încărcarea fișierului se va afișa o previzualizare pentru a putea verifica dacă totalurile din sistem corespund cu cele din fișier. 

Pasul 2

Sistemul identifică automat încasările și le alocă pe facturile corespunzătoare.

Încasarea se înregistrează în EUR în contul bancar dedicat, însă sumele se alocă pe factură în valoare RON și EUR, astfel, factura se va stinge în RON chiar dacă încasarea este în EUR.

Pasul 3

Pentru fiecare decont se generează automat una sau mai multe facturi în Scadențar facturi, astfel:

• Se creează o factură de transport separată cu suma reținută pentru transport 
• Se creează o factură de comision cu data de 1 a lunii următoare datei de decont. Aceasta include toate comisioanele percepute de Trendyol în perioada respectivă.

Încasarea creată este pe Total valoare comenzi - Comisioane - Transport, dar pe facturi se alocă suma completă a încasării pentru a se aduce restul la 0.

Astfel, soldurile sunt corecte, fiecare sumă este justificată contabil și nu rămân resturi neachitate. 

Notă: Dacă același fișier este importat de două ori, BOCP recunoaște tranzacțiile deja existente și nu le dublează — fiecare rând are un identificator unic calculat automat.

Deconturi în euro

Dacă decontul Trendyol este în euro (EUR), BOCP aplică automat cursul de schimb la data decontului pentru a converti sumele în lei. Conversia se face la momentul importului și este vizibilă în detaliul decontului creat.

Scenarii de utilizare

• Contabil care primește lunar decontul de la Trendyol și trebuie să reconcilieze sumele plătite cu facturile emise în BOCP.
• Operator care vinde pe Trendyol în paralel cu alte platforme (eMag, Shopify) și vrea toate deconturile centralizate în același modul din BOCP.
• Magazin care vinde în euro pe Trendyol și are nevoie de conversia automată a sumelor în lei pentru contabilitate.

Exemplu

Un client comandă produse în valoare de 480 RON pe Trendyol. Trendyol reține comisionul său (de exemplu 48 RON) și transferă vânzătorului 432 RON, plus o factură de transport de 15 RON emisă separat.

La importul decontului în BOCP:

• Rândul de vânzare (480 RON) este legat automat de comanda online și factura emisă către client.
• Rândul de comision (48 RON) este înregistrat ca scadență de plătit către Trendyol.
• Rândul de transport (15 RON) este înregistrat ca scadență separată.
• Decontul final de 432 RON apare în registrul bancă ca încasare, cu toate alocările vizibile.

Probleme frecvente și soluții

• Eroare la încărcarea fișierului — verificați că fișierul este în format .xlsx și că nu este deschis în Excel în același moment. Dacă fișierul a fost re-salvat dintr-un alt program, descărcați-l din nou direct din panoul Trendyol.
• Rânduri fără document detectat în previzualizare — comanda din Trendyol nu a fost sincronizată în BOCP înainte de import. Verificați că sincronizarea comenzilor Trendyol este la zi, apoi reîncercați importul decontului.
• Suma decontului nu corespunde cu transferul primit în bancă — poate exista o diferență de timp: Trendyol poate emite decontul la o dată și efectua transferul la altă dată. Verificați data selectată la import față de data extrasului bancar.
• Decontul în euro generează sumă greșită în lei — verificați că cursul BNR pentru data decontului este introdus corect în modulul de cursuri valutare din BOCP.

De știut

Notă: Modulul de deconturi Trendyol funcționează independent față de sincronizarea de comenzi Trendyol — cele două procese nu se declanșează unul pe celălalt. Comenzile trebuie să fie deja sincronizate în BOCP pentru ca decontul să poată face alocările automat.

Atenție: Un decont importat poate fi vizualizat ulterior din modulul Registru Bancă, dar nu poate fi anulat din modulul de deconturi — anularea se face din înregistrarea de încasare/plată creată.