Knowledgebase

Decontarea incasarilor de la netopia Payments

Având în vedere că, după creșterea numărului încasărilor prin card pentru comenzi, decontarea lor devine foarte anevoioasă și durează mult timp, dacă nu imposibil de făcut manual, am implementat un import pentru deconturile primite de la Netopia Payments.
 
Primul pas este configurarea API Netopia în contul BOCP. La Integrări - ePayments - Netopia Payments se completează Cheia api descărcare rapoarte. 
 
 

Cum lucrează Netopia Payments?

  1. Se fac mai multe plăți cu cardul și Netopia Payments încasează sumele de la client
  2. Sumele sunt adunate și apoi virate în contul comerciantului cu reținerea comisioanelor
  3. La sfârșitul lunii Netopia emite o factură aferentă comisioanelor reținute
  4. La fiecare virament în contul comerciantului se trimite și un email cu subiectul Detalii decontare netopia-payments.com BatchId: xxxxxxxx. Acesta conține informații detaliate cu explicația sumelor decontate și comisioanele

De știut:

1) Dacă pe Netopia ai înregistrate mai multe site-uri cu plata cu cardul, atunci fiecare este considerat un comerciant, iar în BOCP maparea se face din câmpul nr. comandă. Astfel dacă se primește plata pt comanda nr 10 de pe un anumit site trebuie selectat acel comerciant ca să se aloce încasarea pe factura emisă pe baza comenzii.
2) În cazul în care s-au făcut linkuri de plată manuale din platforma Netopia Payments, acestea conțin numărul comenzii doar în descriere și apar sub alt comerciant. Pentru a le identifica corect, la secțiunea de configurare se alege platforma ecommerce cu opțiunea de identificare nr comanda din descriere, astfel și aceste comenzi se vor deconta corect.
3) Pentru sumele decontate de Netopia care nu se asociază automat la o comandă sau document, se vor crea tranzacții pe încasare (alocare fictivă) fără document selectat, aceste tranzacții apoi pot fi alocate manual la facturi (important de știut că se pot selecta doar facturi neachitate, astfel dacă factura are o încasare fictivă, trebuie ștearsă încasarea fictivă pentru a permite decontarea de pe încasarea Netopia)

Decontarea tranzacțiilor in BOCP:

Se accesează modulul Financiare - Registru Bancă - Decontare Plată Card - Netopia Payments

 

Previzualizare date din fișier

  1. La preluarea comenzilor de pe site, se marchează comanda ca fiind încasată în data în care se primește această informație, însă data încasării este una estimativă.
  2. Banii în urma încasării nu ajung imediat în contul comerciantului decât la urmatoarea decontare ce poate fi și după câteva săptămâni în funcție de rulaj.
  3. În BOCP este necesară înregistrarea unei încasări pentru a permite generarea unui AWB cu ramburs 0, (la comenzi neîncasate se pune automat ramburs pe AWB)
  4. La încasarea unei sume de la Netopia Payments, se va accesa mailul primit cu decontul și se descarcă decontul din platforma Netopia
  5. În BOCP se selectează contul bancar în care se efectuează încasările și se importă fișierul pentru previzualizare
  6. La primul import se vor detecta comercianții definiți și utilizați pentru plăți și se va afișa o secțiune pentru configurare inițială:
    1. pentru fiecare comerciant se alege site-ul asociat, necesar pentru a identifica corect plățile pe baza
      • id-ului de comandă, de exemplu două site-uri pe platforme diferite pot avea același număr de comandă 5555, astfel pentru fiecare site în parte se folosește și comerciantul pentru a identifica plata 
      • id-ului cartului (PrestaShop) 
      • id-ului de tranzacție (Shopify)
    2. se configurează și contul în care se face încasarea
  7. Dacă era nevoie de setări inițiale, se importă din nou fișierul în format ZIP sau csv
  8. Înainte ca orice informație să fie preluată, se va afișa o previzualizare a datelor: sumele încasate, detaliile clientului și documentele identificate:
    1. în acest pas se confirmă faptul că s-au identificat comenzile venite de pe platforma marketplace sau site
    2. în tabelul de previzualizare se afișează facturile proforme/fiscale emise pe care se vor aloca încasările decontate prin încasarea de la Netopia
    3. IMPORTANT: în coloana ÎNCASARE EXISTENTĂ se va trece încasarea înregistrată deja la punctul 1, aceasta în momentul de față apare ca o încasare separată cu data comenzii.

După confirmarea importului:

  1. Se va crea o încasare nouă cu suma primită în cont pe baza decontului (suma totală a plăților încasate minus creditări minus comisioane)
  2. Încasările existente identificate pe baza comenzilor vor fi ȘTERSE și alocările de pe documente se vor muta pe noua încasare de la Netopia Payments
  3. Documentele marcate încasate vor rămâne în continuare încasate dar vor fi acum pe baza încasării de la Netopia Payments și cu data corectă în care banii ajung în cont.
  4. Se va crea automat o factură în scadențar cu Furnizor: Netopia Payments, data: ultima zi a lunii din data decontului, pe baza decontului. Comisioanele reținute vor fi alocate pe această factura fictivă, astfel la sfârșitul lunii când vine factura de decont, acesta va fi deja preînregistrată cu comisioanele deja prealocate ca și plăți reținute.

Importare optimizată

În formularul pentru import se poate alege fișierul ZIP primit prin email sau se poate folosi doar id-ul raportului pentru descărcare prin API.

Cheia api se genereaza in contul Netopia, accesând https://admin.netopia-payments.com/ → Secțiunea Profilul meu (colț dreapta sus) → Securitate.

Cheia api se pune la configurarea conexiunii Netopia la conectoare ePayments în BOCP:

După configurare, în formularul de preluare fișier se poate specifica direct id-ul raportului astfel nemaifiind necesară descărcarea și apoi încarcarea fișierului:

ID-ul raportului se ia din email din secțiunea marcată cu roșu conform imaginii de mai jos: