Cum se organizează catalogul de produse?

Mai jos sunt prezentate câteva concepte de bază:

Lista de produse

 

Un produs este acel bun fizic care poate fi comercializat și care în cadrul unui ERP este reprezentat prin:

Fișa produsului care conține informații generice despre acesta, Cod produs, Denumire, Descrieri, Caracteristici, Poze

Fișa de magazie care conține informații de gestiune, Preț, Stoc, Istoric al mișcărilor Intrări-Ieșiri

1. Importanța codificării

Fiecare produs, indiferent de culoare, mărime, etc, se identifică pe baza unui cod produs care trebuie să fie unic.

Important: două mărimi diferite din același model de pantof sunt considerate 2 produse care fac parte din aceeași grupă și trebuie să aibă 2 coduri diferite.

În cadrul ERP-ului pot fi definite mai multe tipuri de coduri:

Coduri care identifică un produs (numit variantă produs):

Cod produs -  reprezintă codul unic (foarte important) atribuit unui produs prin care face legătura produsului între toate sursele din care poate proveni, depozit, magazin fizic, platforme eCommerce sau site-uri externe interconectate, webshop și pe baza căruia se pot realiza diferite tipuri de importuri de informații necesare administrării listei de produse

Cod intern -  reprezintă codul unic și needitabil pe care îl alocă automat programul pentru a realiza legăturile interne din fundal. Acesta poate fi utilizat ca și cod produs în cazul în care produsului nu i-a fost atribuit niciun cod la crearea fișei de magazie. Vezi detalii.

Cod EAN (European Article Number) -  reprezintă codul de producător și poate fi utilizat ca și cod produs și/sau cod de bare

Cod de bare - reprezintă șirul numeric prin care se poate identifica produsul cu ajutorul unui scanner de coduri de bare

Cod de bare lot (Barcod Lot) -  reprezintă seria unică a unui produs după care poate fi identificat produsul dintr-un anumit lot

Cod contabilitate - este util în identificarea produsului în programul de contabilitate în cazul în care acestuia îi este atribuit un alt cod produs, față de codul produs din ERP

Cod adițional - este folosit în cazul în care același produs are coduri diferite pe site-urile conectate la BOCP

Cod PNK (Part Number Key) - ajută la identificarea produselor care sunt publicate pe platforma eCommerce eMag

Coduri care identifică o grupă de produs (mai multe variante conectate printr-un identificator unic):

ID Grupă: este un id intern, generat de BOCP pentru a identifica o grupă de produse. Se alocă automat și nu se poate edita, dar se pot conecta sau deconecta variantele pentru a forma o grupă sau pentru separare. Grupele de produse sunt afișate pe site iar pe pagina de produs pe site clientul când alege mărimea sau culoarea de fapt alege care variantă comandă, astfel pe comanda finală ajunge varianta aleasă

Cod Grupă: este un câmp text ce poate fi afișat pe site la produse care au mai multe variante și nu se dorește afișarea codului de la prima variantă

Referință grupă produse: este utilizat pentru a conecta mai multe grupe de produse și este implementat pe platforma CloudMart pentru a afișa alte produse similare la un produs. Aici este explicat mai bine: https://kb.bocp.eu/view/0/404-gruparea-produselor-prin-referinta-grupa.html

Coduri care identifiă un lot de produse, un lot fiind o cantitate cumpărată impreună sau o cantitate produsă deodată:

Lot Barcode: un cod de bare (sau orice cod text) alocat la o cantitate achiziționată pe o recepție pe un rând, este util pentru a identifica ulterior lotul.

2. Denumirea produselor și descrierea

Se recomandă ca denumirea produselor să aibă între 4-5 cuvinte și în jur de 64 caractere. Programul permite scrierea denumirilor cu diacritice.

Descrierile produselor pot fi de două tipuri:

Descriere scurtă - de obicei câteva cuvinte reprezentative pentru produs. Aceasta va apărea pe site pe pagina produsului, sub prețul produsului

Descriere lungă -  o descriere mai detaliată a produsului care va apărea pe site în partea de jos a pozelor și a detaliilor principale ale produsului.

3. Ce sunt caracteristicile?

Caracterisiticile, care mai pot fi cunoscute ca proprietățile, atributele, etc. ale produsului,  se referă la acele produse care au însușiri distinctive, ex. culoare, mărime, greutate, etc.

Vezi detalii despre definirea și importarea caracteristicilor în program.

 

Import și export listă de produse

 

Lista de produse se poate importa în program dintr-un fișier excel. Vezi detalii.

De asemenea, lista de produse se poate exporta din program într-un fișier excel.  Vezi detalii

Dacă partenerii tăi utilizează un cont BOCP se poate exporta lista de produse în contul partenerului.  Vezi detalii

Programul permite exporturi și către programe de contabilitate. În unele cazuri se poate exporta și lista de produse, pe lângă cea de facturi.  Vezi detalii

 

Categorizarea produselor

 

În cadrul ERP-ului există mai multe sisteme de categorizare a produselor:

1. Categorii gestiune - acestea nu sunt publice, ajută la separarea produselor în rapoarte. Un exemplu de categorie de gestiune este Produse vânzare sau Consumabile interne.

Subgestiunile, în program reprezintă categorizarea produselor în funcție de tipul acestora în contabilitate. Exemplu: Marfă, Piese de schimb, Obiecte de inventar, etc.

2. Categorii WEB - se referă la categoriile publice, care vor fi vizibile pe magazinul online.

Acestea se pot împărți în Categorii principale, Subcategorii și Sub-subcategorii, iar ramificarea poate continua.

Exemplu de categorizare Web:

Categoriile gestiune și categoriile WEB se pot importa inițial când se realizează importul de listă de produse sau se pot crea ulterior  și se pot adăuga produsele în categoria dorită.

 

Pozele produselor

 

Pozele produselor pot fi adăugate în mai multe moduri:

1. Se pot încărca manual la fiecare produs în parte. Vezi detalii

2. Se pot importa dintr-un fișier excel completând codul produs și link-ul URL al pozelor. Vezi detalii

3. Se pot importa în funcție de cod produs și denumirea pozei. Exemplu: Pentru cod produs BRA01, denumirea pozei va trebui să fie tot BRA01.jpg

   În cazul în care se dorește încărcarea a mai multe poze la produsul respectiv , atunci pozele se vor redenumi astfel: BRA01_1, BRA01_2, BRA01_3, etc

   Pozele se pot încărca în grupuri de câte 20 poze o dată pentru a evita erorile de procesare și timeout.

 

Prețuri și stoc

 

Același produs poate avea preț și stoc diferit per fiecare punct de lucru dacă sunt setate mai multe puncte de lucru în program. Ex. Depozit și Magazin en-detail.

Dacă se dorește publicarea produselor către site, atunci trebuie să se aleagă punctul de lucru din care se va transmite stocul și prețul.

 

Gruparea produselor

 

Produsele pot fi grupate și se pot crea variante la produse.

Variantele reprezintă același produs care are caracteristici diferite. Fiecare variantă a produsului are propriul cod produs, deci practic fiecare variantă este un produs separat.

Variantele se pot defini înainte de importul listei din excel sau ulterior se pot crea prin clonare .  Vezi detalii

De asemenea se pot defini caracteristici pentru produsele care au mai multe variante. La fel, se pot importa dintr-un excel în funcție de cod produs sau manual din program .  Vezi detalii

Toate variantele aparținând de un produs pot fi grupate printr-un cod grupă.

Codul grupă are menirea de a lega toate variantele produsului una de cealaltă, astfel încât pe site nu se va afișa fiecare variantă în parte ci se va afișa grupa și se va putea alege varianta dorită.

În cazul unui produs care are mai multe culori și mărimi diferite, se recomandă să se grupeze pe culori separate, astfel fiecare grupă să fie o culoare, iar variantele să fie mărimile. Exemplu: o bluză de culoare roșie să aibă ca variante mărimile S, M, L, XL  și aceeași bluză de culoare neagră să aibă ca variante mărimile S, M, L, XL. Pe site vor apărea ca 2 produse separate, la care se va putea alege mărimea.

Grupele de produse pot fi legate una de cealaltă printr-un cod de referință grupă.

Codul de referință grupă identifică dacă există mai multe grupe legate între ele și în cazul în care se accesează pagina unui produs pe site, la acesta se vor afișa celalalte grupe ca variante alternative. Vezi detalii

Exemplu: Dacă grupele bluză roșie(S, M, L, XL), bluză neagră(S, M, L, XL) și bluză albă(S, M, L, XL) sunt legate printr-un cod de referință grupă, pe pagina bluzei de culoare roșie se va afișa că există și alte variante, bluză neagră și bluză albă.