Configurare emailuri sau SMS-uri in Workmanager pentru colectare feedback

Pentru a înțelege mai bine experiența clienților și a îmbunătăți serviciile, în cadrul CRM-ului Workmanager Service Software se poate activa funcția de colectare feedback de la clienți prin intermediul formularelor configurabile, mesaje SMS sau email si rapoarte centralizate. 

 Configurare:

Primul pas este să se creeze formularul de colectare feedback

Se accesează punctul de meniu CloudCRM - Workmanager - Settings - Formular satisfacție. Cu butonul Adaugă formular se definește un formular nou și se completează detaliile inițiale ale acestuia. (Aici se poate seta și o adresă de email pe care să se trimită notificare de completare a formularului)

După ce a fost creat formularul se accesează tab-ul Câmpuri, unde, cu butoanele Adaugă câmp manual sau Adaugă câmp predefinit se definesc câmpurile cu întrebările formularului.

Aici, pentru acest tip de formular au fost implementate 2 opțiuni noi 

• Câmpuri tip radio (răspuns unic) cu variante de răspuns, se definește cu Adaugă câmp manual. Exemplu „Ati fost multumit de reparatia facuta in service-ul nostru?” cu variante de răspuns Da sau Nu

• Câmpuri tip rating (1-5) , se definește cu Adaugă câmp predefinit și se selectează din lista câmpurilor predefinite.

 

• Totodată, se pot defini și câmpuri text în care clientul poate completa în scris răspunsul. 

Important de știut! Se recomandă ca odată definite aceste câmpuri să nu fie editate după ce clienții le-au completat, întrucât se va considera câmp nou și nu se vor mai afișa completările anterioare.

Previzualizare formular

 

Al doilea pas este să se creeze alerta SMS sau email

În centrul de alerte din cadrul modulului Workmanager, se pot configura alerte SMS sau prin email pe baza unui șablon care include un link către formular.

În BOCP se accesează meniul CloudCRM - Workmanager - Settings - Alerte clienți și se definește alerta cu butonul Definire alertă alegând când să se trimită și pe ce canal:

La Condiție alertă se selectează opțiunea Returnat la client cu un anumit status și se alege canalul SMS sau eMail.

După adăugarea alertei, este necesar să o configurăm:

Se alege șablonul pentru mesajul trimis (în acest caz șablonul predefinit Solicitare feedback, care include deja cheile de înlocuire specifice)  și se selectează opțiunile de trimitere ( numărul de zile după care se dorește trimiterea emailului sau a SMS-ului)

Tot aici se poate și edita șablonul dacă se dorește editarea informațiilor

Cheia {FEEDBACK_FORM_URL} include și id-ul fișei de service, precum și o cheie secretă astfel încât răspunsul clientului se va salva la fișa pentru care s-a trimis mesajul.

Atenție!!! Alertele sunt implicit inactive și trebuie activate. După ce am verificat setările, putem bifa alerta sa fie activă. Recomandăm completarea adresei de email BCC pentru a putea verifica conținutul mesajelor trimise.

Exemplu configurare

Mai jos este un exemplu pentru a configura alertele trimise:

Este important de știut ca alertele se trimit pe baza șabloanelor. Este recomandat crearea unui șablon nou pentru fiecare alertă în parte, altfel editarea șablonului va afecta toate alertele care sunt setate să utilizeze acel șablon.

Vizualizare răspunsuri:

La modulul Workmanager - Rapoarte - Răspunsuri Satisfacție se pot vedea toate completările și se pot imprima, exporta în pdf sau excel.