Cum aloc o factură la o încasare?
Introducere
O încasare înregistrată fără factură, alocată greșit sau doar parțial rămâne cu o sumă nealocată. Suma nealocată apare la client ca avans (eticheta Nedecontat) și poate fi alocată ulterior unei facturi. Alocarea se poate face din încasare, alegând factura, sau din factură, preluând avansul clientului.
Ce găsești în acest articol
- Alocarea din încasare
- Alocarea din factură
- Mutarea unei alocări existente
- Exemplu
- Încasări alocate automat
- Probleme frecvente și soluții
- Vezi și
Alocarea din încasare
- Se accesează Financiare → Mișcări de bani → Incasări și plăți, pagina Incasări și Plăți.
- Se caută încasarea dorită și se deschide cu click pe dată sau pe iconița Detalii.
- Dacă încasarea are o sumă nealocată, deasupra tabelului Alocat la documente: apare mesajul „Suma de … nu a fost alocată la niciun document!”. Se apasă butonul Alocare tranzactie la un document din mesaj.
- În fereastra Alocare tranzactie la o factura din sistem se alege factura în câmpul Factura la care se aloca:, care listează facturile clientului, și se apasă Salvare. Factura se poate alege și din lista Listă Facturi de sub formular.
[Ecran: fereastra Alocare tranzactie la o factura din sistem, cu câmpul Factura la care se aloca]
Pe factură se alocă cel mult restul ei de plată. Dacă încasarea este mai mare, diferența rămâne nealocată și poate fi alocată altei facturi, repetând pașii. Dacă încasarea este mai mică, factura rămâne parțial încasată.
Atenție: Lista din Listă Facturi conține și facturile altor clienți. Se verifică faptul că factura aleasă aparține clientului de pe încasare.
Alocarea din factură
Dacă clientul are o sumă nealocată, aceasta se poate prelua direct de pe factură:
- Pe o factură finalizată, neîncasată integral — apare mesajul „Există suma de … nealocată de la acest client. Doriți să alocați automat această sumă pe aceast document?”. Se apasă butonul Alocare avans la document.
- Pe o factură în lucru — se bifează opțiunea Alocare incasări avans (…) pe acest document. Avansul se alocă la salvarea facturii.
În ambele cazuri se folosesc încasările nealocate ale clientului în ordinea vechimii, până la acoperirea facturii.
Mutarea unei alocări existente
Dacă încasarea a fost alocată pe o factură greșită, în tabelul Alocat la documente: se apasă iconița Alocare la documente 
de pe rândul respectiv și se alege factura corectă.
Atenție: La mutare, suma alocată se mută întreagă, fără să fie limitată la restul de plată al facturii noi. Înainte de mutare se verifică restul facturii, pentru ca aceasta să nu ajungă plătită mai mult decât valoarea ei. Alte modificări ale alocărilor sunt descrise în Cum șterg/modific o tranzacție de pe o factură?.
Exemplu
Clientul „Beta SRL” plătește 1.500 lei prin bancă, fără să menționeze factura. Încasarea se înregistrează nealocată, iar la client apare eticheta Nedecontat 1.500 lei. Clientul are o factură neîncasată de 1.000 lei. Din încasare se apasă Alocare tranzactie la un document și se alege factura: pe factură se alocă 1.000 lei, iar 500 lei rămân nealocați. Când se emite următoarea factură pentru Beta SRL, cei 500 lei se preiau cu Alocare avans la document.
Încasări alocate automat
Încasările din deconturile procesatorilor de plăți și ale marketplace-urilor (de exemplu Netopia, PayU, Trendyol, Shopify) se alocă automat pe facturi la importul decontului. Preluarea automată a deconturilor direct de la Shopify și Trendyol este făcută de Pilot Încasări; importul din fișier rămâne disponibil pentru toate conturile.
Probleme frecvente și soluții
- Nu apare butonul Alocare tranzactie la un document — întreaga sumă a încasării este deja alocată. Pentru schimbarea facturii se folosește iconița Alocare la documente din tabel.
- Factura dorită nu apare în câmpul Factura la care se aloca — factura aparține altui client decât cel de pe încasare sau clientul nu este completat pe încasare. Se corectează partenerul încasării din Modificare detalii.
- După alocare a rămas o sumă nealocată — încasarea depășește restul de plată al facturii. Diferența se alocă altei facturi sau rămâne avans la client.
- Nu apare butonul Alocare avans la document pe factură — clientul nu are încasări nealocate, factura este deja încasată integral sau nu este finalizată (pe factura în lucru se folosește bifa de alocare a avansului).
Vezi și
Ți-a fost util acest articol?