Knowledgebase

Configurare facturare abonament

Introducere

Modulul Abonamente emite singur facturile pentru abonamentele scadente, fără ca cineva să le mai facă manual în fiecare lună. Pagina de configurare descrisă aici stabilește dacă se emit automat facturile, cu câte zile înainte de scadență, din ce facturier și ce se întâmplă cu factura după emitere.

Este una dintre cele cinci pagini de configurare ale modulului: Facturare (aceasta), DB, Discounturi, Categorii abonamente și Alerte. Spre deosebire de celelalte, care privesc modul de definire a abonamentelor, această pagină privește exclusiv documentul emis și momentul emiterii lui.

Ce găsești în acest articol

Unde se face configurarea

Se accesează Vânzări → Abonamente → Configurare → Facturare.

Pagina se numește Configurare facturare automată și are trei tab-uri în partea stângă:

  • Generare Facturi — toate setările de emitere (tab-ul principal, descris mai jos).
  • Mailserver — configurarea conturilor de email de pe care pleacă facturile și notificările.
  • Simulare Facturare — lista facturilor care s-ar emite chiar acum, plus butonul de emitere manuală.

Notă: Toate opțiunile de pe tab-ul Generare Facturi se salvează singure, imediat ce sunt modificate. Nu există buton de salvare pe această pagină.

Activarea facturării automate

Setarea centrală este Emite automat facturi pentru abonamente. Cât timp nu este bifată, nicio factură de abonament nu se emite singură — abonamentele rămân scadente, iar facturile trebuie emise manual.

Când opțiunea este activă, sistemul verifică zilnic abonamentele și emite facturile pentru cele ajunse la termen.

Numar zile in avans pentru facturare stabilește cu câte zile înainte de scadență se emite factura. Valoarea implicită este 10. Această valoare este cea generală; un șablon de abonament sau un abonament individual poate avea propria valoare, care are prioritate. Modul concret de calcul al scadenței (înainte de scadență, înainte de ziua fixă a lunii, după ziua fixă a lunii) se alege pe șablon — vezi Cum configurez un șablon de abonament?.

Nu emite facturi in weekend — dacă este bifată, în zilele de sâmbătă și duminică nu se emite nimic. Facturile scadente în weekend se emit în prima zi lucrătoare următoare.

Facturierul și punctul de lucru

Se selectează:

  • Facturierul din care se vor emite facturile — seria de facturi fiscale folosită pentru abonamente.
  • Facturierul Proforme din care se vor emite facturile — seria de proforme, necesară pentru abonamentele care se facturează întâi prin proformă.
  • Punctul de lucru din care se emit facturile — punctul de lucru care apare pe documentele emise automat.

Dacă seriile nu sunt încă definite, se creează întâi din Cum configurez o serie de facturier?.

Atenție: Ambele facturiere trebuie completate dacă în cont există și abonamente care se facturează fiscal, și abonamente care se facturează prin proformă. Tipul documentului (factură fiscală, proformă, sau proformă la prima emitere urmată de facturi fiscale la reînnoiri) se stabilește la nivel de șablon de abonament, nu aici.

Seria aleasă aici este cea implicită. Un abonament individual poate avea propria serie, care are prioritate — vezi Cum setez ca un abonament să se factureze dintr-o anumită serie de facturier?. La abonamentele legate de un curs sau eveniment, seria este preluată din configurarea evenimentului respectiv.

Date implicite pe factura emisă automat

Deoarece factura este generată fără intervenția unui operator, câmpurile care în mod normal se completează manual se preiau de aici:

  • Numele persoanei care emite — apare pe factură la rubrica „Emis de".
  • Delegat — angajatul trecut ca delegat pe factură.
  • Mijloc de transport implicit — implicit este poșta/curieratul.
  • Detalii mijloc de transport — text liber, de exemplu numărul de înmatriculare sau denumirea curierului.

Trimiterea automată pe email

Trimite automat facturile prin email — dacă este bifată, factura emisă pleacă automat către adresa de email a clientului, imediat după emitere.

Adrese email notificare emitere factura — adrese interne (contabilitate, administrator) care primesc o copie a facturilor emise automat. Se pot trece mai multe adrese, separate prin virgulă.

Mailserver pentru trimitere notificari facturi emise — contul de email de pe care pleacă mesajele. Dacă se lasă necompletat, se folosește mail-serverul implicit al contului.

Conturile de email se pot configura direct din tab-ul Mailserver al aceleiași pagini, sau din Sistem → Setări cont. Pașii sunt descriși în Setare mailserver pentru trimitere emailuri din aplicație.

Alte opțiuni

  • Nu emite facturi pentru abonamente cu pret 0 (bifată implicit) — abonamentele cu preț zero sunt sărite. Atenție: regula se aplică doar abonamentelor al căror preț este zero de la bun început. Dacă abonamentul are preț, dar acesta ajunge la zero în urma unui discount, factura se emite.
  • Nu afisa perioada abonamentului pe facturi — pe linia de factură apare doar denumirea abonamentului, fără intervalul de zile facturat.
  • Utilizatorii limitati pot vedea doar abonamentele create de ei — restricționează lista de abonamente pentru utilizatorii cu drepturi limitate. Nu influențează emiterea facturilor, doar vizibilitatea.

Verificarea configurării înainte de activare

Tab-ul Simulare Facturare arată exact ce facturi ar emite sistemul în acest moment, fără să emită nimic. Este cea mai rapidă metodă de a verifica dacă setările sunt corecte.

Dacă facturarea automată nu este activă, tab-ul afișează un avertisment în acest sens, dar simularea rulează oricum.

Butonul Emite facturi scadente de pe același tab emite imediat, manual, toate facturile scadente la data curentă. Este util la prima punere în funcțiune, când există un rest de abonamente scadente acumulate, sau după o perioadă în care facturarea automată a fost oprită.

[Ecran: tab-ul Simulare Facturare cu lista abonamentelor scadente]

Scenarii de utilizare

  • Firmă de servicii cu abonamente lunare la zeci de clienți, care vrea ca facturile să plece singure cu 10 zile înainte de scadență, direct pe email către client.
  • Cabinet de contabilitate care emite întâi proformă, iar factura fiscală doar după încasare — configurează ambele facturiere și tipul de emitere la nivel de șablon.
  • Administrator care tocmai a migrat abonamentele în BOCP și vrea să verifice, prin simulare, ce s-ar emite, înainte să activeze emiterea automată.
  • Firmă care nu vrea documente emise sâmbăta și duminica din motive de evidență contabilă.

Exemplu

Un client are un abonament lunar de mentenanță de 250 RON fără TVA, scadent pe data de 1 a fiecărei luni. În configurare sunt bifate Emite automat facturi pentru abonamente și Trimite automat facturile prin email, iar numărul de zile în avans este 10.

Ce se întâmplă efectiv:

  • Pe 22 septembrie (cu 10 zile înainte de scadența din 1 octombrie) sistemul emite factura fiscală din facturierul configurat, pentru perioada 1–31 octombrie.
  • Factura pleacă automat pe email către client, iar o copie ajunge la adresele interne trecute în setări.
  • Pe factură apar numele persoanei care emite și delegatul din configurare.
  • Următoarea scadență a abonamentului devine 1 noiembrie, deci pe 22 octombrie se repetă același proces.

Probleme frecvente și soluții

  • Nu se emite nicio factură — se verifică, în această ordine: opțiunea Emite automat facturi pentru abonamente este bifată; abonamentul este activ și are client asociat; abonamentul nu este marcat cu reînnoire manuală; abonamentul nu a depășit data de expirare. Tab-ul Simulare Facturare arată dacă abonamentul intră sau nu în selecție.
  • Factura se emite, dar nu ajunge la client — se verifică bifa Trimite automat facturile prin email, existența adresei de email pe fișa clientului și configurarea mail-serverului din tab-ul Mailserver.
  • Factura se emite prea devreme sau prea târziu — numărul de zile în avans de aici este doar valoarea generală. Se verifică dacă șablonul de abonament sau abonamentul individual are propria valoare, care are prioritate.
  • Factura se emite pe seria greșită — se verifică facturierul selectat aici, dar și eventualul facturier setat direct pe abonamentul respectiv, care are prioritate. La abonamentele de curs, seria vine din configurarea evenimentului.
  • Abonamentele cu preț 0 primesc totuși factură — comportament normal atunci când prețul ajunge la zero printr-un discount, nu prin preț zero pe abonament.
  • Nu apare opțiunea de mail-server în listă — nu există niciun cont de email configurat. Se adaugă unul din tab-ul Mailserver sau din Sistem → Setări cont.

De știut

Notă: Emiterea automată rulează o dată pe zi, prin procesul automat al sistemului. Pe conturile cu multe abonamente scadente, facturile se emit în loturi, pe parcursul mai multor minute, nu toate în aceeași secundă.

Notă: Mai multe abonamente ale aceluiași client se grupează, în mod normal, pe aceeași factură. Excepție fac abonamentele legate de participarea la un curs sau eveniment, care se facturează separat.

Atenție: Un abonament marcat cu reînnoire manuală este exclus complet din facturarea automată, indiferent de setările din această pagină.

Atenție: Discounturile de abonament nu se configurează aici, ci în Configurare → Discounturi, unde se stabilește și dacă discountul apare ca linie separată pe factură sau este inclus direct în preț.

Notă: Alertele pentru abonamentele care urmează să expire sunt separate de facturare și se configurează în Configurare → Alerte.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★