Knowledgebase

Cum creez o fișă service pentru un produs vândut din ERP

Introducere

Când un client aduce în service un produs cumpărat de la dumneavoastră, fișa service se poate crea direct din vânzare. Modulul Workmanager găsește produsul vândut, preia datele echipamentului din nomenclator și din aviz sau factură (denumire, cod, serie, data achiziției, garanția comercială) și leagă fișa de produs, astfel încât istoricul reparațiilor să fie vizibil atât pe client, cât și pe produsul din nomenclator.

Acesta este al doilea dintre cele trei cazuri de preluare în service descrise în articolul Fluxuri de reparație service: spre deosebire de un echipament adus pentru prima oară (unde datele se introduc manual) sau de o imprimantă închiriată (unde datele vin din contractul de închiriere), aici sursa de adevăr este vânzarea din ERP.

Ce găsești în acest articol

Găsirea produsului vândut

Se intră în CloudCRM → Workmanager și se apasă Preluare echipament în service. Fereastra de creare are două taburi: Creare fișă pentru ID unic (se scanează sau se tastează seria echipamentului) și Creare fișă pentru articol vândut.

Tabul Creare fișă pentru articol vândut oferă la rândul lui două căi:

  • Căutare după client — se alege clientul, iar lista arată toate produsele vândute acestuia, grupate pe aviz, cu factura aferentă dacă a fost emisă. Lista se poate restrânge pe perioadă și pe adresa de livrare.
  • Căutare după produs — se introduce în căutare orice cod al produsului (cod produs, cod intern, cod de bare), o parte din denumire, numărul avizului sau numărul facturii. Opțional, filtrul Client restrânge rezultatele la un singur client. Lista apare doar după ce s-a introdus un criteriu, pentru a nu încărca tot istoricul de vânzări.

[Ecran: tabul Creare fișă pentru articol vândut, cu cele două taburi Căutare după client / Căutare după produs]

Pe fiecare rând din listă se apasă Selectare serie.

Alegerea seriei unice

Se deschide desfășurătorul seriilor unice pentru linia de vânzare aleasă: câte o linie pentru fiecare bucată vândută, cu seria, data achiziției, lunile de garanție și data expirării garanției.

Notă: dacă vânzarea nu are încă serii unice generate, acestea se generează automat la deschiderea desfășurătorului; o serie generată de program se poate imprima și lipi pe echipament.

Coloana Echipament service arată dacă pentru seria respectivă există deja o fișă de echipament în Workmanager: tipul și producătorul, câte fișe service a avut și, dacă este cazul, fișa deschisă în acest moment. Tot aici apare și echipamentul din Dispecerat Service, dacă a fost creat. Fiecare element este un link către documentul respectiv.

[Ecran: desfășurătorul seriilor unice cu coloana Echipament service]

Se apasă Creează fișă service (sau Fișă nouă pentru echipament, când echipamentul există deja). Dacă echipamentul are o fișă service încă deschisă, formularul avertizează înainte de a crea alta.

Formularul fișei: ce vine precompletat

Formularul de fișă nouă se deschide cu clientul vânzării selectat și, în secțiunea Detalii produs/echipament preluat în service, cu produsul din nomenclator pentru care se creează fișa: denumirea (link către fișa produsului), codul și codul de bare.

Când echipamentul nu există încă în Workmanager, câmpurile sunt precompletate din vânzare:

  • Denumire echipament — denumirea produsului din nomenclator;
  • ID/COD UNIC — seria unică vândută;
  • Cod OEM/ID secundar — codul produsului;
  • În perioada de garanție comercială — secțiunea este deschisă și conține Bon vânzare și, dacă a fost emisă, Factură (ambele cu link către document), Garanție în luni (din vânzare) și Locul achiziției (referința avizului/facturii). Data achiziției este data vânzării și se salvează automat; câmpul nu mai apare ca editabil când există bonul de vânzare, pentru că data documentului este cea corectă.

[Ecran: formularul de fișă nouă cu produsul din nomenclator și secțiunea de garanție comercială precompletată]

Când echipamentul există deja (seria a mai fost în service), formularul arată fișa echipamentului existentă și completează în ea datele care lipseau: legătura cu vânzarea, data achiziției și garanția.

Tipul de echipament, producătorul, gama și modelul

Tipul de echipament este obligatoriu. Programul încearcă să îl propună automat: după producătorul produsului (dacă acel producător este deja asociat unui tip de echipament în Workmanager), apoi după numele categoriilor web în care se află produsul și după categoria de gestiune. Potrivirea se face după nume, deci un tip de echipament numit la fel ca o categorie de produse va fi recunoscut.

Dacă tipul nu a putut fi propus, sub select apar categoriile produsului ca ajutor. Un administrator poate da clic pe numele unei categorii: se deschide formularul de adăugare a unui tip de echipament, cu numele precompletat; după salvare, tipul nou este selectat automat în fișă. Butonul verde + de lângă select permite adăugarea unui tip cu orice alt nume.

Producătorul este propus din producătorul produsului. Dacă nu există încă în lista Workmanager, se creează automat la salvarea fișei, asociat tipului de echipament ales. Producătorul, gama și modelul se pot adăuga pe loc, din butonul + al fiecărui select.

[Ecran: selectul Tip echipament cu categoriile produsului afișate dedesubt]

Ce se întâmplă la salvare

  • Se creează fișa service și, dacă nu exista, fișa echipamentului în Workmanager, legată de seria vândută, de produsul din nomenclator și de client. Echipamentul se creează doar la salvare, nu la simpla deschidere a formularului.
  • Dacă este activ modulul Dispecerat Service, se creează automat și echipamentul din Dispecerat pentru aceeași serie (sau se folosește cel existent), legat de echipamentul service. Nu se creează tichet de dispecerat.
  • Pe fișa service, blocul echipamentului arată Vândut cu factura, Aviz livrare, data achiziției, lunile de garanție și data expirării garanției comerciale.

Istoricul service pe produs și pe client

Fișele create pentru un produs vândut sunt legate de produsul din nomenclator. În fișa produsului (Gestiune stoc, fereastra produsului) există tabul Istoric service, cu toate fișele service ale acelui produs, indiferent de client. Fișele unui client se văd în continuare în Agenda Contacte, pe profilul clientului, la tabul Fișe service.

[Ecran: tabul Istoric service din fereastra produsului]

Probleme frecvente și soluții

  • La Căutare după produs nu apare nimic — lista se încarcă doar după introducerea unui cod, a unei denumiri sau după alegerea unui client în filtru. Verificați și filtrul de perioadă.
  • Produsul vândut nu are serie — seriile se generează automat la deschiderea desfășurătorului de serii; nu este nevoie de nicio operațiune suplimentară.
  • Tipul de echipament nu este propus — nu există un tip cu același nume ca producătorul sau categoriile produsului. Un administrator îl poate crea dintr-un clic pe numele categoriei afișate sub select.
  • Seria există deja ca echipament cu alt produs — programul folosește echipamentul existent, dar nu îi suprascrie produsul; verificați seria sau corectați echipamentul din fișa lui.
  • Butonul de creare lipsește în desfășurătorul de serii — nu se mai întâmplă din octombrie 2026; echipamentul din Dispecerat este afișat ca informație, iar fișa service se poate crea oricând.

De știut

Notă: garanția comercială preluată din vânzare este diferită de garanția acordată de service pentru o reparație anterioară; aceasta din urmă se marchează separat cu În garanție service.

Notă: crearea echipamentului din Dispecerat la salvarea fișei necesită modulul Dispecerat Service activ pe cont.

Atenție: potrivirea automată a tipului de echipament nu creează niciodată tipuri noi; doar propune unul existent. Tipurile se creează numai de către utilizator, din formularul de adăugare.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★