Pilot Achiziții — fișa postului

PiloțiActualizat la 14 octombrie 2026

Misiune

Când unei comenzi îi lipsește marfă, pun produsele pe necesarul de achiziție și, dacă regula canalului cere, fac comanda la furnizor.

Pilot Achiziții lucrează când unei comenzi îi lipsește marfă care nu se poate aduce din altă magazie. Pune lipsa pe necesarul de achiziție și poate face singur comanda la furnizor. Cu capabilitatea opțională Reaprovizionare la stoc minim, pune zilnic pe necesar, la ora aleasă, și produsele ajunse sub stocul minim, chiar dacă nu le-a cerut nicio comandă.

Ce urmărește

Comenzile fără stoc suficient din canalele online, eMag, BOCP Connect, B2B și Comenzi produse.
Necesarul de achiziție: ce e de comandat și ce e deja comandat.
Stocul recuperat din storno, care poate acoperi o comandă în așteptare.
Stocul liber față de limitele de stoc minim, în magaziile alese, dacă este activă capabilitatea Reaprovizionare la stoc minim.

Ce automatizează

Pune produsele lipsă pe necesar, după regula canalului: toate, doar cele plătite sau toată comanda. Produsele cu rețetă nu intră aici. De ele se ocupă Pilot Producție.
Recalculează necesarul dacă o comandă se schimbă în platformă înainte de Vânzare. Adaugă doar diferența.
Face comanda la furnizor, dacă e ales așa: la furnizorul preferat sau la cel care are produsul în stoc, în ordinea priorității. Dacă niciunul nu are, merge la furnizorul de rezervă al canalului. Comanda iese finalizată.
Trimite comanda direct la furnizor, dacă furnizorul are conexiune cu transmitere automată. Dacă furnizorul folosește și el BOCP, comanda ajunge direct în contul lui.
Scoate produsele de pe necesar când marfa s-a vândut sau când comanda s-a anulat, ca să nu se comande de două ori.
Dă mai departe stocul din storno: când marfa revine dintr-un storno, o dă comenzilor care așteaptă acel produs.
Reaprovizionează la stoc minim (capabilitate opțională): zilnic, la ora aleasă, pune pe necesar produsele ajunse sub limita minimă. Detaliile sunt în secțiunea următoare.

Reaprovizionare la stoc minim

Este o capabilitate opțională a pilotului, inclusă în modulul CRM Achiziții, pentru produsele care trebuie să fie mereu pe stoc: produse contractuale, consumabile, produse vândute doar în magazinul fizic sau produse care nu sunt publicate pe niciun canal online.

Zilnic, la ora aleasă în setări (implicit 06:00), pilotul verifică produsele din magaziile alese și pune pe necesarul de achiziție cantitatea care lipsește până la limită:

Pornește de la stocul liber al produsului: stocul din magazie minus ce este deja rezervat pentru comenzi.
Dacă stocul liber este sub stocul minim, calculează cât lipsește până la limita aleasă: stocul minim sau nivelul de avertizare.
Scade cantitatea care este deja pe necesar și nu a ajuns încă în stoc, ca să nu se comande de două ori.
Dacă rămâne o cantitate de comandat, o pune pe necesar, cu furnizorul preferat al produsului.

Exemplu: un produs are stocul minim 10 bucăți în magazia Depozit central. În stoc sunt 6 bucăți, din care 2 sunt rezervate pentru o comandă, deci stocul liber este 4. Pe necesar există deja 3 bucăți pentru stoc, încă nerecepționate. Pilotul pune pe necesar 10 − 4 − 3 = 3 bucăți.

Pilotul doar pune produsele pe necesar. Comanda la furnizor o face un coleg, din lista necesarului.

Opțiunile pe care le alegeți:

Ora la care se face reaprovizionarea zilnică: ora din zi la care pilotul verifică stocul, de exemplu înainte de începerea programului, ca necesarul să fie gata pentru colegul care face comenzile.
Ce limite de stoc se folosesc: limitele fiecărei magazii, de pe fișa de magazie, sau limitele globale ale produsului. La limitele globale se adună stocul liber din magaziile urmărite, iar necesarul se pune pe o singură magazie, aleasă de dumneavoastră.
Până la ce cantitate se completează: până la stocul minim, sau până la nivelul de avertizare, ca stocul să nu scadă iar sub minim prea repede.
Ce cantitate aflată deja pe necesar se scade: doar necesarul pentru stoc, sau tot necesarul deschis, inclusiv liniile puse pentru comenzile clienților. Prima variantă păstrează stocul minim acoperit și după ce pleacă acele comenzi. A doua comandă mai puțin, dar stocul poate rămâne sub minim după livrare.
Magazii urmărite: magaziile pentru care se face reaprovizionarea.
Doar produsele care au mai fost recepționate cel puțin o dată.

Limitele se modifică din aceeași pagină, cu butoanele Limite de stoc globale (o listă cu toate produsele, în care stocul minim și nivelul de avertizare se editează direct pe rând) și Limite de stoc pe magazii (produsele pe rânduri și magaziile pe coloane, fiecare celulă editabilă). Modificarea limitelor cere dreptul de modificare a produselor.

Ce raportează

În meniul Sistem → Piloți, pagina pilotului arată două liste de lucru:

Comenzi cu produse pe necesar de achiziție
Poziții deschise pe necesar — se deschide direct pe lista necesarului

Tot acolo vezi pe scurt ce face pilotul pe fiecare canal când lipsește marfa, dacă dă mai departe stocul din storno și dacă reaprovizionarea la stoc minim este activă. În fluxul live apare fiecare produs pus pe necesar, cu cantitatea și comanda sau magazia pentru care a fost pus. După fiecare reaprovizionare zilnică apare un rând cu numărul de produse găsite sub limită și numărul de linii puse pe necesar.

Un produs pe care nu l-a putut comanda automat, de exemplu pentru că nu are furnizor preferat, rămâne pe necesar. Îl comandă un coleg, din lista necesarului. Cifrele pilotului apar și pe prima pagină, în cardul Piloții azi, și în e-mailul zilnic și săptămânal, pentru colegii care l-au ales.

Alertele pilotului: în bara piloților din partea de jos a ecranului, cipul pilotului arată cu roșu numărul problemelor nerezolvate (sau OK), cu verde numărul propunerilor care așteaptă aprobare și cu galben numărul alertelor de configurare, adică lucruri care trebuie setate. La o alertă critică tot cipul devine roșu, iar cercul din jurul portretului pilotului clipește. Pe pagina pilotului, alertele active apar sus, cele critice primele; un click pe o alertă deschide o fereastră cu explicația și butoane de rezolvare, iar alerta dispare singură după ce problema s-a rezolvat. Tot acolo, Acțiuni azi deschide lista acțiunilor de azi, iar Probleme nerezolvate lista completă a problemelor deschise.

Pentru asistentul AI: dacă administratorul contului a acordat accesul, un asistent AI conectat la BOCP (Claude, ChatGPT) poate citi raportul acestui pilot: numărul de acțiuni pe o perioadă, problemele deschise și rezolvate, problemele încă deschise (produs necomandat automat la furnizor) cu tipul și numărul intern al documentului și un link care se deschide doar după autentificarea în BOCP, plus cozile de lucru. Asistentul nu primește textul problemelor, datele clienților sau cine a rezolvat o problemă. Accesul se acordă din Conectori AI → Agenți AI; vezi Cum conectez un asistent AI la BOCP.

Ce nu face (și cine face)

Nu face comanda la furnizor pentru stocul minim. Reaprovizionarea la stoc minim doar pune produsele pe necesar; comanda o face un coleg. Fără această capabilitate, alerta zilnică de stoc minim vine doar pe e-mail, din modulul Gestiune stoc.
Nu mută marfă între magazii. Pentru comenzile online, eMag și BOCP Connect, transferul din altă magazie are prioritate.
Nu fabrică. Produsele cu rețetă merg la Pilot Producție, inclusiv la reaprovizionarea la stoc minim.
Nu emite Vânzarea după ce intră marfa. O emite Pilot Comenzi.

Unde se configurează

Pe pagina fiecărui conector, în rândul Automatizări, este cardul Pilot Achiziții. Cardul spune pe scurt ce face pilotul când lipsește marfa pe acel canal. Roata dințată deschide setările: regula de necesar, comanda automată la furnizor și scoaterea de pe necesar la vânzare. Dedesubt vezi setarea comună tuturor canalelor: stocul din storno. O găsești și în Sistem → Piloți → Pilot Achiziții.

Aceleași reguli de necesar se aleg și pentru B2B, BOCP Connect și Comenzi produse, în setările modulelor lor.

Reaprovizionarea la stoc minim se configurează în Sistem → Piloți → Pilot Achiziții, cu butonul Modifică setările, în secțiunea Reaprovizionare la stoc minim:

Se aleg opțiunile descrise mai sus și Magazii urmărite. Până nu este aleasă cel puțin o magazie, nu se pune nimic pe necesar.
Se verifică limitele de stoc minim cu butoanele Limite de stoc globale și Limite de stoc pe magazii.
Se bifează Pune zilnic pe necesar produsele ajunse sub stocul minim.

Disponibilitate

Pilotul este inclus cu modulul CRM Achiziții și se activează automat odată cu modulul.

Capabilitatea Reaprovizionare la stoc minim este inclusă în modulul CRM Achiziții, fără cost suplimentar. Se pornește din setările pilotului, așa cum este descris mai sus.

De știut

Notă: Pentru comenzile online, eMag și BOCP Connect, ordinea e aceasta: întâi transfer din altă magazie, apoi achiziție la furnizor. Produsele cu rețetă merg la producție.

Notă: Marfa recepționată se rezervă chiar la recepție pentru comanda care a cerut-o. Rezervarea o face ERP-ul și nu apare în fluxul pilotului.

Notă: Produsele puse pe necesar de un coleg, din butonul comenzii, rămân acțiunea colegului. În activitatea pilotului apare doar ce a pus el, automat.

Atenție: Dacă ștergeți sau arhivați de pe necesar o linie pusă de reaprovizionarea la stoc minim, a doua zi produsul este pus din nou, cât timp stocul este sub limită. Dacă nu mai doriți produsul, scădeți-i limita minimă. Confirmarea de ștergere vă amintește acest lucru.

Atenție: Nu alegeți la reaprovizionare magaziile care se alimentează prin transfer automat din altă magazie. Produsul ar fi și transferat, și cumpărat.

Notă: Butonul manual Necesar comandă furnizor din Gestiune → Gestiune stoc → Alerte stoc rămâne disponibil pentru toți, fără această capabilitate.

Notă: Pilotul (pagina lui, problemele, acțiunile și secțiunea lui din e-mailul zilnic și săptămânal) îl văd administratorii și colegii care au acces la unul dintre modulele pentru care lucrează, de exemplu CRM Achiziții.

Ți-a fost util acest articol?

★ ★ ★ ★ ★