Pilot Comenzi — fișa postului

Misiune

Preiau comenzile din toate canalele, le verific și rezerv stocul. Când comanda e rezervată complet, emit Vânzarea din magazia potrivită.

Pilot Comenzi se ocupă de o comandă de când intră până devine Vânzare. Ceilalți piloți lucrează pe ce pregătește el. Facturare, AWB și Imprimare pornesc de la Vânzare. Transferuri, Achiziții și Producție se ocupă de marfa care lipsește.

Ce urmărește

Toate canalele de comenzi: eMag, Trendyol, GoMag, Shopify, WooCommerce și peste 20 de alte platforme, portalul B2B, magazinul online propriu și BOCP Connect.
Fiecare comandă nouă: client, adresă, produse, preț, metodă de plată.
Rezervarea: cât din comandă e rezervat din stoc și cât lipsește.
Marfa care lipsește: dacă s-a cerut transfer, achiziție sau producție, și când a sosit.
Anulările și retururile venite din platformă.
Statusul din platformă: dacă se potrivește cu ce s-a făcut în firmă.

Ce automatizează

Verifică fiecare comandă și o confirmă singur dacă trece verificarea.
Rezervă stocul chiar de la import, ca două comenzi să nu vândă aceeași bucată.
Emite Vânzarea (Bonul de Vânzare) după regula canalului: imediat, a doua zi sau doar dacă există stoc.
Reia comenzile care așteaptă marfă. Când intră marfa, emite Vânzarea dacă regula canalului e „a doua zi” sau „dacă există stoc”. Cu regula „doar rezervare”, Vânzarea o emite un coleg.
Alege magazia din care se emite Vânzarea, după regula canalului. Pentru ridicare din sediu, emite Vânzarea la punctul de ridicare.
Emite Vânzarea pentru comenzile B2B finalizate în portal, începând cu data aleasă.
Anulează Vânzarea când platforma anunță că o comandă s-a anulat. Dacă factura e deja emisă, poate emite storno, după regula canalului. La eMag nu se face storno automat.
Readuce o comandă anulată în ERP, dacă platforma o trimite din nou.
Preia încasările din platformele care le trimit, după regula canalului. La Shopify poate anunța platforma că plata a fost încasată.
Ține statusul comenzii la zi în platformă, inclusiv AWB-ul.
Oprește comenzile suspecte până le vede un om: erori la verificare sau prea multe comenzi de la același client.

Ce raportează

În Sistem → Setări → Piloți, pagina pilotului arată listele lui de lucru:

Comenzi în coada de import
Comenzi blocate la verificare
Comenzi care așteaptă stoc
Vânzări programate
Comenzi cu probleme de plată
Comenzi neimportate din cauza unei erori

Comenzile blocate, cele care așteaptă stoc și cele cu probleme de plată se deschid cu un click. Tot acolo vezi comenzile pe stadii, necesarul de achiziție și stocul așteptat, plus un flux live cu fiecare acțiune: comandă rezervată, Vânzare emisă, comandă blocată.

O comandă blocată apare în lista de probleme, cu motivul: produse nerecunoscute, adresă incompletă, CUI lipsă, metodă de plată greșită, client cu prea multe comenzi sau comandă care așteaptă confirmare. Rămâne acolo până când un coleg o deblochează sau o anulează. O Vânzare pe care n-a putut-o emite apare cu link la comandă și dispare când Vânzarea s-a emis. Cifrele pilotului apar și pe prima pagină, în cardul Piloții azi, și în e-mailul zilnic și săptămânal, pentru colegii care l-au ales.

Pentru asistentul AI: dacă administratorul contului a acordat accesul, un asistent AI conectat la BOCP (Claude, ChatGPT) poate citi raportul acestui pilot: numărul de acțiuni pe o perioadă, problemele deschise și rezolvate, problemele încă deschise (comandă blocată, Vânzare neemisă) cu tipul și numărul intern al documentului și un link care se deschide doar după autentificarea în BOCP, plus cozile de lucru. Asistentul nu primește textul problemelor, datele clienților sau cine a rezolvat o problemă. Accesul se acordă din Conectori AI → Agenți AI; vezi Cum conectez un asistent AI la BOCP.

Ce nu face (și cine face)

Nu aduce marfa care lipsește. Cererile de transfer, necesarul de achiziție și cel de producție sunt treaba piloților Transferuri, Achiziții și Producție. Pilot Comenzi vede lipsa, o raportează și reia comanda când marfa a sosit.
Nu emite factura. O emite Pilot Facturare, la momentul ales pe canal.
Nu emite AWB-ul și nu cheamă curierul. De asta se ocupă Pilot AWB.
Nu tipărește nimic. Documentele merg la Pilot Imprimare.
Nu trimite stocul și prețurile în platforme. Asta face Pilot Catalog.
Nu procesează comenzile luate la telefon. Acestea apar în cifrele lui, dar le procesează colegii.

Unde se configurează

Pe pagina fiecărui conector, în rândul Automatizări, este cardul Pilot Comenzi. Cardul spune pe scurt ce face pilotul pentru acel canal. Roata dințată deschide setările:

procesarea automată: ce face la import, din ce magazie, ce face la anulare și la retur, statusurile ignorate, regimul en-detail sau en-gros, împărțirea transportului;
preferințele la preluare: magazia propusă la preluarea manuală, diacriticele, TVA zero, numele clientului cu majuscule, prețul recomandat;
sincronizarea statusurilor;
la eMag, cum se preiau plățile cu cardul.

Dedesubt vezi setările comune tuturor canalelor: cum se confirmă comenzile, ce erori nu blochează, statusurile ignorate și limita de comenzi repetate de la același client. Acestea apar doar dacă ai modulul Order Fulfillment. Le găsești și în Sistem → Setări → Piloți → Pilot Comenzi.

Disponibilitate

Inclus gratuit cu modulul Comenzi eCommerce sau eMag Marketplace. Se activează automat odată cu modulul. Se ocupă și de comenzile B2B și BOCP Connect, dacă ai acele module.

De știut

Notă: Vânzarea nu este factura. Vânzarea confirmă comanda: marfa e rezervată și comanda poate merge la pregătire. Factura vine după, de la Pilot Facturare. La facturarea directă, factura apare odată cu comanda, dar Vânzarea există în spate.

Notă: O comandă blocată își păstrează stocul rezervat cât timp așteaptă un om.

Notă: Comenzile venite cât timp pilotul era oprit nu se reiau automat. Când pilotul pornește din nou, lucrează doar pe comenzile noi. Cele din perioada aceea se procesează manual.

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★