Configurare reamintiri de plată prin email sau sms

Introducere

În BOCP se pot configura reamintiri de plată care se trimit automat clienților, prin email sau prin SMS, înainte de scadența facturii, la emiterea ei sau după trecerea scadenței. Reamintirile fac parte din sistemul de alerte către clienți, care funcționează pe același principiu și în alte module (de exemplu service). Fiecare alertă se definește o singură dată, iar programul o aplică zilnic tuturor facturilor care îndeplinesc condiția.

Configurarea canalelor de trimitere

Înainte de definirea alertelor trebuie configurat canalul prin care acestea pleacă:

pentru SMS — Configurare trimitere SMS din BOCP;
pentru email, cu un cont Yahoo — Configurare cont Yahoo pentru trimitere mailuri din aplicație;
pentru email, cu un cont Gmail — Configurare cont Gmail pentru trimitere mailuri din aplicație.

Cum se definesc alertele

Se accesează Vânzări → Facturi fiscale → Setări modul → Configurare → Alerte → Factura, subtab-ul Alerte globale.

Se apasă butonul Definire alertă și, în fereastra care se deschide, se alege:

Condiție alertă — evenimentul de care depinde alerta: de exemplu Se apropie de scadență, La emiterea facturii sau Trecut de scadență;
Canal alertă — E-Mail sau SMS.

După salvare, alerta apare în listă cu mențiunea Necesită configurare. Se apasă iconița Configurare din dreptul ei și se completează:

numărul de zile înainte sau după condiție la care se trimite alerta (de exemplu 3 zile înainte de scadență);
Șablon mesaj trimis (pentru email) sau Șablon SMS trimis — textul mesajului. Șablonul se poate edita direct sau se poate clona dintr-unul existent;
opțional: seria de facturi la care se aplică alerta, trimiterea lunea dacă data cade în weekend, serverul de email folosit.

O alertă nu se poate activa până nu are un șablon ales.

Se pot defini oricâte alerte — de exemplu una cu 3 zile înainte de scadență, una în ziua scadenței și una la 7 zile după. Fiecare se trimite o singură dată pentru fiecare factură.

În text se pot folosi câmpuri care se completează automat cu datele facturii. Cele mai folosite sunt:

{CLIENT_NAME} — numele clientului;
{INVOICE_SERIA} și {INVOICE_NR} — seria și numărul facturii;
{INVOICE_DATE} și {due_date} — data facturii și data scadenței;
{factura_total} și {factura_suma_neincasata_ron} — totalul facturii și suma rămasă de plată;
{fa_link} — linkul prin care clientul poate vedea factura online.

Notă: O alertă nou definită se aplică doar facturilor cu scadența după data creării ei. Programul afișează această dată în fereastra alertei.

Notă: Setările modulului sunt accesibile doar utilizatorilor cu drepturi de administrator.

Ce facturi primesc reamintiri

Doar facturile marcate pentru alertare primesc reamintiri. Marcajul se poate pune în trei locuri:

la nivelul clientului — în profilul clientului, tab-ul Alertă, se bifează Trimite automat alerte de scadențe facturi la acest client. Toate facturile noi emise către acest client vor fi marcate automat;
pe o factură anume — în lista de facturi fiscale, pe coloana marcată cu , disponibilă pentru facturile finalizate și neîncasate;
pentru toți clienții noi — în setările alertelor, opțiunea Contactele noi primesc implicit alerte de întârziere plată. Implicit este dezactivată, deci clienții noi nu primesc alerte decât dacă sunt marcați.

Programul nu trimite reamintiri pentru facturile anulate, nefinalizate, stornate sau deja încasate integral. Reamintirile se opresc automat din momentul în care factura este încasată. O factură încasată parțial primește în continuare reamintiri, pentru suma rămasă.

Dacă nu se dorește trimiterea de SMS-uri către un anumit client, se bifează Nu trimite alerte SMS către acest client în profilul clientului, tab-ul Alertă. Tot acolo se poate completa un număr de telefon dedicat alertelor.

Emailul se trimite pe adresa de email pentru facturi a clientului, iar dacă aceasta lipsește, pe adresa de email principală.

Când se trimit alertele

Alertele se generează automat în fiecare zi, în primele ore ale dimineții.
Emailurile se trimit implicit imediat după generare. Din configurarea alertei se poate alege și trimiterea a doua zi la o anumită oră sau cu un număr de zile întârziere.
SMS-urile nu se trimit înainte de ora stabilită în Setări generale → Trimitere SMS, câmpul Nu trimite mesaje înainte de ora (implicit ora 9). Un SMS generat seara târziu se amână pentru a doua zi.
Pentru a genera imediat alertele, fără a aștepta ziua următoare, se apasă butonul Generează acum alertele scadente.
Se trimite câte un mesaj separat pentru fiecare factură.

Exemplu

O firmă emite pe 1 martie o factură de 2.380 lei cu scadența pe 15 martie și are definite două alerte pe email: una cu 3 zile înainte de scadență și una la 5 zile după scadență.

Pe 12 martie, dimineața, clientul primește un email care îi amintește că factura scade pe 15 martie.
Clientul plătește 1.000 lei pe 18 martie. Factura rămâne cu 1.380 lei de încasat.
Pe 20 martie clientul primește a doua reamintire, pentru suma rămasă de 1.380 lei.
Dacă restul sumei se încasează înainte de 20 martie, a doua reamintire nu mai pleacă.

Verificarea alertelor trimise

Istoricul mesajelor trimise se vede în modulul Alerte clienți → Alerte trimise, iar lista tuturor alertelor configurate în Alerte clienți → Alerte definite. Din setările alertelor se poate completa și o adresă la care se trimite o copie BCC a fiecărui email de alertă, pentru control.

Probleme frecvente și soluții

Clientul nu a primit nicio reamintire — se verifică dacă factura este marcată pentru alertare (coloana din lista de facturi), dacă alerta este activă și are șablon ales și dacă scadența facturii este după data creării alertei.
Nu pleacă SMS-uri, dar emailurile pleacă — se verifică configurarea trimiterii de SMS, dacă clientul nu are bifat Nu trimite alerte SMS către acest client și dacă are un număr de telefon completat.
Clienții noi nu primesc alerte — opțiunea Contactele noi primesc implicit alerte de întârziere plată este dezactivată implicit. Se activează sau se marchează fiecare client în parte.
Alerta nu se poate activa — alerta nu are încă un șablon de mesaj ales. Se deschide configurarea alertei și se alege șablonul.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★