Tutorial introductiv Gestiune

Modulul de Gestiune stoc permite urmărirea și gestionarea stocurilor de la definirea produselor noi (marfă, materii prime, produse finite), administrarea fișelor de magazie, recepționarea mărfii până la întreg procesul de vânzare.

Programul pornește cu un cont în care sunt setate cele mai des întâlnite cazuri (1 punct de lucru având regim en-gros, 1 utilizator cu drepturi depline fiind administratorul contului, cele mai des utilizate valute, RON și EUR și cota implicită de TVA 19%) însă opțiunile sunt configurabile și contul se poate personaliza pe nevoile clientului. Vezi aici cum se efectuează setările și configurările inițiale. https://manual.bocp.eu/primii-pasi/

Nomenclatorul (lista) de produse

După ce au fost realizate configurările dorite, următorul pas este introducerea nomenclatorului de produse în program. Acest lucru se poate realiza în două moduri:

printr-un import dintr-un fișier excel https://kb.bocp.eu/view/0/2-cum-import-produse-in-bocp.html
prin adăugarea manuală a produsului în nomenclator

Prin acestea se va crea o fișă de produs ce cuprinde toate informațiile despre un anumit produs (detalii, poze, caracteristici). Fișele de produs se identifică prin cod, care este unic pentru fiecare produs. În cazul în care există mai multe puncte de lucru, de pe fișa produsului se vor putea accesa fișele de magazie ale produsului din fiecare punct de lucru. Aceste fișe sunt legate între ele printr-un cod intern, astfel în cazul unui transfer între puncte de lucru programul va ști pe ce fișă se face transferul. Aici poți vedea cum se realizează un transfer între puncte de lucru https://kb.bocp.eu/view/0/240-cum-fac-un-bon-transfer-intre-puncte-de-lucru.html

Fișele de magazie cuprind informații precum stocul, ultimul preț de achiziție, prețul de vânzare, istoricul mișcărilor, intrărilor și ieșirilor.

Introducere stoc în gestiune

După ce a fost introdus nomenclatorul de produse în program, se introduce stocul printr-o recepție astfel:

Import de stoc inițial dintr-un fișier excel https://kb.bocp.eu/view/0/79-pot-importa-receptii-din-alte-programe.html
Prin crearea unei recepții https://kb.bocp.eu/view/0/46-cum-creez-o-receptie-(nir).html

O recepție (NIR de la Nota Întrare și Recepție) reprezintă documentul întocmit cu ocazia recepționării mărfurilor sosite la depozit și cuprinde date privind actele însoțitoare, denumirea materialelor, ambalajelor, materialelor, codul produselor, cantitățile și valoarea mărfurilor, procentul și valoarea rabatului comercial.

Singura modalitate de a introduce stoc în gestiune este prin acest NIR, indiferent de unde provin produsele: stoc anterior preluat (stoc inițial), produse cumpărate cu aviz sau factură.

Ieșiri din gestiune

Ieșirile de pe stoc pot fi de mai multe tipuri:

vânzare obișnuită cu bon fiscal sau factură
bon consum pentru produse care se consumă pentru uz intern sau pe baza unui proces verbal de casare
bon producție/predare (în cazul în care materiile prime sunt consumate și se product produse semi-finisate sau produse finite)
transfer în alt punct de lucru (produsele pleacă cu aviz livrare și se recepționează la destinație)

Bonuri de vânzare

Este un document care conține produsele scăzute din stoc cu scopul vânzării, astfel emitem un bon vânzare pentru

a prelua o comandă de pe site și a scădea produsele din stoc
a crea o vânzare cu bon fiscal
a livra produse la un client cu aviz ce va fi achitat și facturat ulterior
a emite o factură fiscală (la emiterea unei facturi se va crea automat în fundal și bonul de vânzare ce scade stocurile)

Astfel putem începe o vânzare pe care putem finaliza ori cu bon fiscal ori cu factură fiscală.

Dacă se emit mai multe bonuri la același client, acetea pot fi facturate pe o singură factură ulterior (util în unele cazuri)

Până în momentul emiterii unui bon fiscal sau factură, bonul de vânzare reprezintă aviz de ieșire și însoțire a mărfii.

Emiterea bonurilor pentru comenzi

Emiterea bonului de vânzare se face cu un click de pe comandă sau se pot selecta mai multe comenzi și emite bonul pentru cele selectate. Opțional se poate seta și emiterea automata a bonurilor în momentul în care se preiau comenzile de pe site-uri.

Facturarea se face cu un click pe un bon sau mai multe selectate, selectând doar seria de facturi.

Bonul de vânzare include și adresa de livrare și reprezintă documentul prin care se confirmă stocurile scriptic, adică se verifică disponibilitatea produselor.

Aici se pot configura opțional mai multe automatizări în cazul în care nu există stoc sau exista stoc parțial:

se pot genera transferuri din alte puncte de lucru pentru a alimenta automat stocul
se pot genera automat bonuri de producție pe baza unor rețete, dacă există stoc la materiile prime
se pot emite bonuri de vânzare parțiale pentru comandă care conțin doar produsele ce sunt pe stoc iar lipsurile se pot pune pe un necesar de achiziționat ce se va comanda de la un furnizor, iar ulterior se pot emite bonuri de vânzare pentru livrare parțială

Bonuri de consum

Este un document prin care se scot produse din stoc din diverse motive:

produsele au fost consumate intern
produsele au fost utilizate pentru reparații
produsele au fost casate cu un proces verbal

Bonuri de producție/predare

Este un document prin care se scad materii prime ori manual introduse ori pe baza unei rețete si care introduce pe stoc pintr-o recepție una sau mai multe produse finite sau semi-finite.

Transfer către alt punct de lucru

Reprezintă un aviz de ieșire cu scop de transfer la un alt punct de lucru sau magazie. La destinație se va crea o recepție pentru a introduce stocul transferat.

Transferul se face la nivel de lot astfel se păstrează prețul de achiziție la produsele transferate.

Retur de la client

Este un bon de vanzare având cantități cu minus. Pe bon este implementat o opțiune pentru selectarea produselor vândute.

În cazul în care produsele nu au fost vândute din acest program și aici nu există recepție, se recomanda returnarea cu un proces verbal si a poi reintroducerea în stoc cu o recepție pe baza procesului verbal de returnare, astfel se introduce corect și prețul de achiziție

Reglare stoc prin inventar

Inventarul este un document prin care putem introduce un stoc fizic la o parte sau toate produsele și generează un proces verbal prin care se reglează diferențele găsite în urma unui inventar.

Minusurile și plusurile se vor regla prin inventar cantitativ și valoric.