Pilot Facturare — fișa postului

PiloțiActualizat la 16 octombrie 2026

Misiune

Emit factura după fiecare vânzare, la momentul ales: imediat sau după picking. O trimit la ANAF și clientului și spun ce n-am putut factura.

După fiecare Vânzare, Pilot Facturare face factura. O trimite la ANAF și clientului. Tot el facturează proformele încasate integral și abonamentele ajunse la scadență.

Ce urmărește

Fiecare Vânzare: dacă picking-ul e gata, dacă a intrat plata cu cardul și, la eMag, dacă comanda e finalizată în eMag.
Proformele încasate integral, inclusiv avansurile pentru cursuri și evenimente.
Abonamentele care ajung la scadență.
Facturile care trebuie trimise la ANAF prin e-Factura, inclusiv cele care nu au ajuns la ANAF sau au fost respinse.
Vânzările care nu se facturează automat: stocul nu respectă condiția aleasă, metoda de plată e exclusă sau plata cu cardul nu a intrat încă.

Ce automatizează

Emite factura singur, la momentul ales pe fiecare canal: când se emite Vânzarea sau când picking-ul e gata 100 %. La eMag poate emite și când comanda e finalizată în eMag.
Așteaptă plata cu cardul, dacă așa e ales: o comandă plătită online cu cardul se facturează doar după ce intră plata.
Sare peste anumite metode de plată: pe fiecare canal se pot alege metode de plată pentru care nu se face factură automat.
Una sau mai multe facturi: dacă o comandă are mai multe Vânzări, face o singură factură sau câte una pentru fiecare Vânzare.
Facturare directă: când Vânzarea se emite automat, factura vine imediat după ea, în cel mult un minut. Dacă Vânzarea o emite un coleg, tot colegul emite și factura.
Facturează proformele încasate integral. Factura pentru un curs sau un eveniment plătit pleacă singură pe e-mail la client.
Emite facturile de abonament cu câteva zile înainte de scadență, din seria și punctul de lucru stabilite, și le trimite pe e-mail. La abonamentele setate pe proformă, emite proforma în locul facturii. Abonamentele cu preț zero nu se facturează.
Emite proforma pentru comenzile online plătite prin Ordin de plată sau prin altă metodă de plată aleasă pe canal. Poate emite proforma și când comanda ajunge într-un status ales. Proforma poate pleca automat pe e-mail la client.
Trimite facturile la ANAF, imediat sau după câteva zile. Momentul se alege separat pentru facturile manuale, automate și de abonament, și doar pentru seriile alese. Dacă e bifată plasa de siguranță, orice factură netrimisă pleacă singură în cel mult 5 zile.
Trimite factura clientului pe e-mail. La comenzile online, e-mailul pleacă de pe serverul de e-mail ales în setările de facturare ale conectorului de pe care a venit comanda.
Atașează factura la comandă în toate platformele conectate care permit acest lucru. La eMag atașează și certificatul de garanție.

Ce raportează

În meniul Sistem → Piloți, pagina pilotului arată trei liste de lucru:

Vânzări care trebuie facturate
Facturi netrimise sau respinse la ANAF — deschide fereastra e-Factura descrisă mai jos.
Abonamente de facturat — estimează câte abonamente se facturează în următoarele 7 zile

Un click pe o listă o deschide. Tot acolo vezi facturile emise, proformele și situația e-Factura, plus un flux live cu fiecare factură emisă sau trimisă.

Abilitatea Trimitere automată la ANAF (e-Factura): pe lângă setările de trimitere, arată câte facturi din ultimele 30 de zile nu au ajuns la ANAF și câte au fost respinse, sau Toate facturile au ajuns la ANAF. Un click pe ea deschide fereastra e-Factura, cu butonul Setări sus și cinci tab-uri, fiecare cu numărul lui:

Programate pentru trimitere — facturile aflate acum în coada de trimitere, în ordinea în care pleacă, cu data și ora trimiterii (inclusiv cele amânate prin setarea de trimitere după câteva zile).
Netrimise — facturile din ultimele 30 de zile care trebuie trimise la ANAF și nu au ajuns încă. Coloana Ce urmează spune ce se întâmplă cu fiecare: Programată (cu data și ora), Se trimite (la următoarea rulare), Trimitere automată (cu ziua în care o trimite plasa de siguranță de 5 zile), Trimitere manuală (nu e programată, trebuie trimisă din lista de facturi) sau Blocată (oprită la verificarea dinainte de trimitere; se corectează și se retrimite). Dacă contul nu este conectat la ANAF, lista spune sus că nicio factură nu pleacă până la reconectare.
Respinse de ANAF — toate facturile respinse de ANAF, cu mesajul primit, filtrabile pe punct de lucru, team leader și utilizator, cu acțiunile obișnuite din lista de facturi (de exemplu retrimiterea). Această listă înlocuiește alerta e-Factura care apărea înainte sus, în bara modulului Facturi fiscale.
Probleme nerezolvate — problemele deschise ale pilotului pentru e-Factura: facturi respinse și facturi care nu au putut fi trimise, fiecare cu butonul Marchează rezolvat.
Ignorate — facturile marcate ca ignorate la e-Factura, fiecare cu butonul Nu mai ignora.

Dacă trimiterea automată nu este pornită, un click pe abilitate deschide direct setările de trimitere.

Ignorarea facturilor vechi: o factură care nu mai trebuie urmărită la e-Factura (de exemplu o respingere din 2024 rezolvată în alt fel) poate fi ignorată în două feluri:

se bifează în tab-ul Netrimise sau Respinse de ANAF și se apasă butonul Ignoră la e-Factura, care apare pentru facturile bifate;
pentru multe facturi respinse deodată: butonul Ignorare facturi respinse vechi… din tab-ul Respinse de ANAF deschide o fereastră în care se alege o dată și se apasă Arată facturile.

În ambele cazuri fereastra arată înainte lista exactă a facturilor care vor fi ignorate și numărul lor. Nimic nu se ignoră până nu se apasă butonul de confirmare, care spune explicit ce face (de exemplu Ignoră cele 312 facturi respinse emise înainte de 01.01.2025) și cere încă o confirmare. O factură ignorată nu mai apare în listele și în numerele e-Factura ale pilotului, problemele ei se închid și nu se mai trimite automat la ANAF. Se poate trimite în continuare manual; dacă ajunge la ANAF, nu mai este ignorată. Ignorarea o pot face doar administratorii.

Abilitățile pe conectori: fiecare conector de magazin online sau marketplace apare pe pagina pilotului ca o abilitate separată, cu numele conectorului, un rezumat al facturării automate pe acel canal (când și din ce serie se emite factura) și starea Activ sau Inactiv. Un click pe ea deschide setările de facturare ale acelui conector.

Dacă o factură nu s-a putut emite automat, apare în lista de probleme, cu link la Vânzare. Problema dispare când factura s-a emis. Tot acolo apar facturile pe care ANAF le-a respins sau nu le-a primit, cu mesajul primit, indiferent dacă trimiterea s-a făcut automat sau manual de un coleg, și facturile care au fost scoase din coada de trimitere la ANAF fără să fie trimise, cu motivul. Problema se închide singură când factura ajunge la ANAF, când este marcată ca trimisă deja sau când este ignorată. Tot în lista de probleme apar abonamentele care nu au serie de proforme. Fiecare fel de problemă are o pagină proprie, cu lista problemelor deschise de acel fel și numărul fiecărui document. Cifrele pilotului apar și pe prima pagină, în cardul Piloții azi, și în e-mailul zilnic și săptămânal, pentru colegii care l-au ales.

Problemele pe abilități: fiecare abilitate arată lângă starea ei un număr roșu cu problemele nerezolvate care țin de ea: la Facturare automată a abonamentelor abonamentele fără serie de proforme, la Trimitere automată la ANAF (e-Factura) facturile respinse de ANAF și cele care nu au putut fi trimise, iar la fiecare conector facturile care nu s-au putut emite automat pentru comenzile lui. Un click pe număr deschide lista problemelor, filtrată pe acea abilitate sau pe acel conector. Numărul nu apare când nu există probleme.

Alertele pilotului: în bara piloților din partea de jos a ecranului, cipul pilotului arată cu roșu numărul problemelor nerezolvate (sau OK), cu verde numărul propunerilor care așteaptă aprobare și cu galben numărul alertelor de configurare, adică lucruri care trebuie setate. La o alertă critică tot cipul devine roșu, iar cercul din jurul portretului pilotului clipește. Pe pagina pilotului, alertele active apar sus, cele critice primele; un click pe o alertă deschide o fereastră cu explicația și butoane de rezolvare, iar alerta dispare singură după ce problema s-a rezolvat. Tot acolo, Acțiuni azi deschide lista acțiunilor de azi, iar Probleme nerezolvate lista completă a problemelor deschise.

Pilot Facturare dă aceste alerte:

Conexiunea cu ANAF s-a pierdut (alertă critică, roșie), separat pentru e-Factura și pentru e-Transport, cu motivul deconectării, inclusiv când cineva a deconectat contul manual. Alerta dispare la reconectare; vezi conectarea cu ANAF pentru e-Factura.
Contul nu s-a conectat niciodată la ANAF e-Factura (alertă galbenă). Nu apare dacă la autentificare s-a ales Am înțeles, nu mai afișa acest mesaj. în fereastra despre conectarea la ANAF.
Nu există nicio serie de facturi activă cu numere libere (alertă galbenă).
O serie folosită în ultimele 60 de zile se apropie de capăt: alertă galbenă când s-au folosit 95 % din numerele ei, roșie (critică) de la 99 %. Fereastra alertei are butoanele Arhivare (seria se arhivează dintr-un click) și Editare (se mărește ultimul număr al seriei), plus butonul Mergi la setări, către setările seriilor.

Pentru asistentul AI: dacă administratorul contului a acordat accesul, un asistent AI conectat la BOCP (Claude, ChatGPT) poate citi activitatea și problemele acestui pilot: numărul de acțiuni pe o perioadă, problemele deschise și rezolvate, problemele încă deschise (factură neemisă, factură respinsă de ANAF, factură netrimisă la ANAF, abonament fără serie de proforme) cu numărul documentului (de exemplu seria și numărul facturii), un link către document și un link către lista problemelor de același fel, plus cozile de lucru. Linkurile se deschid doar după autentificarea în BOCP. Asistentul nu primește textul problemelor, datele clienților sau cine a rezolvat o problemă. Accesul se acordă din Conectori AI → Agenți AI; vezi Cum conectez un asistent AI la BOCP.

Ce nu face (și cine face)

Nu decide când o comandă devine Vânzare și nici din ce magazie. Asta face Pilot Comenzi.
Nu emite facturile făcute deodată din lista de Vânzări. Pe acelea le emite un coleg.
Nu tipărește factura. O tipărește Pilot Imprimare.
Nu emite AWB-ul. De asta se ocupă Pilot AWB.
Nu scoate bonul fiscal. Bonul fiscal îl scoate casierul, la încasare. Pe fiecare casă de marcat se alege dacă bonul iese automat la fiecare vânzare.
Nu corectează singur o factură respinsă sau blocată. O corectează un coleg și o retrimite.

Unde se configurează

Pe pagina fiecărui conector, în rândul Automatizări, este cardul Pilot Facturare. Cardul spune pe scurt ce face pilotul pentru acel canal. Roata dințată deschide setările (la fel ca un click pe abilitatea conectorului din pagina pilotului):

autoemiterea facturilor: seria, momentul facturii, condiția de stoc, plata cu cardul, metodele de plată excluse, una sau mai multe facturi, e-mailul către client și serverul de e-mail de pe care pleacă;
autoemiterea proformelor.

Dedesubt vezi setările comune tuturor canalelor: proformele încasate, abonamentele și trimiterea la ANAF. Le găsești și în Sistem → Piloți → Pilot Facturare.

Seriile de facturi, despre care pilotul dă alerte, se configurează în Vânzări → Facturi fiscale → Setări modul, tab-ul Seria; vezi Cum configurez o serie de facturier?. Conexiunea cu ANAF se face din Integrări → ANAF → RO eFactura, tab-ul Setări și conectare.

Disponibilitate

Inclus gratuit cu modulul Facturi fiscale. Se activează automat odată cu modulul. Se ocupă și de proforme și abonamente, dacă ai modulele Facturi proforme sau Abonamente servicii.

De știut

Notă: Ca să factureze automat comenzile unui canal, canalul trebuie să aibă ales punctul de lucru pentru Vânzările automate.

Atenție: Trimiterea la ANAF nu depinde de pilot. Termenul ANAF curge oricum, așa că facturile emise pleacă la ANAF chiar dacă pilotul e oprit.

Notă: Pilotul (pagina lui, problemele, acțiunile, alertele și secțiunea lui din e-mailul zilnic și săptămânal) îl văd administratorii și colegii care au acces la unul dintre modulele pentru care lucrează, de exemplu Facturi fiscale.

Notă: O proformă încasată integral cât timp pilotul era oprit nu se facturează automat mai târziu. Factura ei se emite manual, din proformă.

Ți-a fost util acest articol?

★ ★ ★ ★ ★