Pilot Facturare — fișa postului

Misiune

Emit factura după fiecare vânzare, la momentul ales: imediat sau după picking. O trimit la ANAF și clientului și spun ce n-am putut factura.

După fiecare Vânzare, Pilot Facturare face factura. O trimite la ANAF și clientului. Tot el facturează proformele încasate integral și abonamentele ajunse la scadență.

Ce urmărește

Fiecare Vânzare: dacă picking-ul e gata, dacă a intrat plata cu cardul și, la eMag, dacă comanda e finalizată în eMag.
Proformele încasate integral, inclusiv avansurile pentru cursuri și evenimente.
Abonamentele care ajung la scadență.
Facturile care trebuie trimise la ANAF prin e-Factura.
Vânzările care nu se facturează automat: stocul nu respectă condiția aleasă, metoda de plată e exclusă sau plata cu cardul nu a intrat încă.

Ce automatizează

Emite factura singur, la momentul ales pe fiecare canal: când se emite Vânzarea sau când picking-ul e gata 100 %. La eMag poate emite și când comanda e finalizată în eMag.
Așteaptă plata cu cardul, dacă așa e ales: o comandă plătită online cu cardul se facturează doar după ce intră plata.
Sare peste anumite metode de plată: pe fiecare canal se pot alege metode de plată pentru care nu se face factură automat.
Una sau mai multe facturi: dacă o comandă are mai multe Vânzări, face o singură factură sau câte una pentru fiecare Vânzare.
Facturare directă: când Vânzarea se emite automat, factura vine imediat după ea, în cel mult un minut. Dacă Vânzarea o emite un coleg, tot colegul emite și factura.
Facturează proformele încasate integral. Factura pentru un curs sau un eveniment plătit pleacă singură pe e-mail la client.
Emite facturile de abonament cu câteva zile înainte de scadență, din seria și punctul de lucru stabilite, și le trimite pe e-mail. La abonamentele setate pe proformă, emite proforma în locul facturii. Abonamentele cu preț zero nu se facturează.
Emite proforma pentru comenzile online plătite prin Ordin de plată sau prin altă metodă de plată aleasă pe canal. Poate emite proforma și când comanda ajunge într-un status ales. Proforma poate pleca automat pe e-mail la client.
Trimite facturile la ANAF, imediat sau după câteva zile. Momentul se alege separat pentru facturile manuale, automate și de abonament, și doar pentru seriile alese. Dacă e bifată plasa de siguranță, orice factură netrimisă pleacă singură în cel mult 5 zile.
Trimite factura clientului pe e-mail.
Atașează factura la comandă în toate platformele conectate care permit acest lucru. La eMag atașează și certificatul de garanție.

Ce raportează

În Sistem → Setări → Piloți, pagina pilotului arată trei liste de lucru:

Vânzări care trebuie facturate
Facturi netrimise la ANAF
Abonamente de facturat — estimează câte abonamente se facturează în următoarele 7 zile

Un click pe o listă o deschide. Tot acolo vezi facturile emise, proformele și situația e-Factura, plus un flux live cu fiecare factură emisă sau trimisă.

Dacă o factură nu s-a putut emite automat, apare în lista de probleme, cu link la Vânzare. Problema dispare când factura s-a emis. Tot acolo apar facturile pe care ANAF nu le-a primit la trimitere, cu mesajul primit, și abonamentele care nu au serie de proforme. Cifrele pilotului apar și pe prima pagină, în cardul Piloții azi, și în e-mailul zilnic și săptămânal, pentru colegii care l-au ales.

Pentru asistentul AI: dacă administratorul contului a acordat accesul, un asistent AI conectat la BOCP (Claude, ChatGPT) poate citi raportul acestui pilot: numărul de acțiuni pe o perioadă, problemele deschise și rezolvate, problemele încă deschise (factură neemisă, factură respinsă de ANAF, abonament fără serie de proforme) cu tipul și numărul intern al documentului și un link care se deschide doar după autentificarea în BOCP, plus cozile de lucru. Asistentul nu primește textul problemelor, datele clienților sau cine a rezolvat o problemă. Accesul se acordă din Conectori AI → Agenți AI; vezi Cum conectez un asistent AI la BOCP.

Ce nu face (și cine face)

Nu decide când o comandă devine Vânzare și nici din ce magazie. Asta face Pilot Comenzi.
Nu emite facturile făcute deodată din lista de Vânzări. Pe acelea le emite un coleg.
Nu tipărește factura. O tipărește Pilot Imprimare.
Nu emite AWB-ul. De asta se ocupă Pilot AWB.
Nu scoate bonul fiscal. Bonul fiscal îl scoate casierul, la încasare. Pe fiecare casă de marcat se alege dacă bonul iese automat la fiecare vânzare.

Unde se configurează

Pe pagina fiecărui conector, în rândul Automatizări, este cardul Pilot Facturare. Cardul spune pe scurt ce face pilotul pentru acel canal. Roata dințată deschide setările:

autoemiterea facturilor: seria, momentul facturii, condiția de stoc, plata cu cardul, metodele de plată excluse, una sau mai multe facturi, e-mailul către client;
autoemiterea proformelor.

Dedesubt vezi setările comune tuturor canalelor: proformele încasate, abonamentele și trimiterea la ANAF. Le găsești și în Sistem → Setări → Piloți → Pilot Facturare.

Disponibilitate

Inclus gratuit cu modulul Facturi fiscale. Se activează automat odată cu modulul. Se ocupă și de proforme și abonamente, dacă ai modulele Facturi proforme sau Abonamente servicii.

De știut

Notă: Ca să factureze automat comenzile unui canal, canalul trebuie să aibă ales punctul de lucru pentru Vânzările automate.

Atenție: Trimiterea la ANAF nu depinde de pilot. Termenul ANAF curge oricum, așa că facturile emise pleacă la ANAF chiar dacă pilotul e oprit.

Notă: O proformă încasată integral cât timp pilotul era oprit nu se facturează automat mai târziu. Factura ei se emite manual, din proformă.

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★