Vânzarea și recepția produselor la bax — produs separat sau cod de cutie?

Introducere

Multe magazine vând același produs în două forme: la bucată (o sticlă de suc) și la bax (un pachet de 6 sticle). BOCP oferă două moduri de a gestiona această situație: fie baxul se definește ca produs separat în nomenclator, fie pe produsul individual se definește un cod de cutie — codul de bare tipărit pe bax, împreună cu numărul de bucăți conținute. Acest articol explică ambele variante, când se folosește fiecare și cum funcționează scanarea codurilor de cutie la vânzare, la recepție și pe facturile primite.

Ce găsești în acest articol

• Varianta 1: baxul ca produs separat și conversia stocului la final de zi
• Varianta 2: codul de cutie definit pe produsul individual, fără produs separat
• Unde se definesc codurile de cutie
• Unde funcționează scanarea codurilor de cutie în BOCP
• Cum se alege varianta potrivită
• Exemplu concret și probleme frecvente

Varianta 1: baxul ca produs separat

În această variantă există două produse distincte în nomenclator, fiecare cu propriul cod de bare, propriul preț și propriul stoc:

• Suc portocale 0,5L — vândut la bucată, de exemplu 5 lei/buc;
• Bax suc portocale 6 × 0,5L — vândut ca pachet, de exemplu 27 lei/bax (mai ieftin decât 6 bucăți individuale).

Vânzările de bax scad stocul produsului „bax", iar vânzările la bucată scad stocul produsului individual. Cele două stocuri sunt independente, deși fizic este vorba despre aceeași marfă.

Conversia stocului la final de zi

Pentru ca stocurile să reflecte realitatea, atunci când se desigilează baxuri pentru vânzarea la bucată (sau invers, când marfa recepționată la bax se vinde individual), este nevoie de un bon de conversie: un document care scade din stoc baxurile desfăcute și adaugă în stoc bucățile individuale rezultate. De exemplu, conversia a 3 baxuri adaugă 18 sticle în stocul produsului individual.

Atenție: Fără bonul de conversie, stocul produsului „bax" rămâne artificial mare, iar stocul produsului individual poate ajunge negativ — inventarul și rapoartele de stoc nu vor mai corespunde cu realitatea din magazin.

Varianta 2: codul de cutie definit pe produsul individual

În această variantă există un singur produs în nomenclator — produsul individual. Pe el se definește un cod de cutie: codul de bare tipărit pe bax și numărul de bucăți conținute (de exemplu 6). Baxul nu mai există ca produs separat.

La scanare, BOCP recunoaște automat ce cod a fost citit:

• se scanează codul de pe sticlă → se adaugă 1 bucată;
• se scanează codul de pe bax → se adaugă 6 bucăți dintr-o singură mișcare.

Stocul se ține permanent în bucăți individuale, deci nu mai este nevoie de nicio conversie la final de zi. Un produs poate avea mai multe coduri de cutie în paralel — de exemplu bax de 6, cutie de 12 și palet de 120 — fiecare cu propriul cod de bare și propria cantitate.

Notă: La vânzarea prin cod de cutie, cele 6 bucăți se adaugă la prețul de vânzare al produsului individual. Dacă baxul trebuie vândut la un preț promoțional diferit de 6 × prețul bucății, se folosește Varianta 1 (bax ca produs separat) sau se aplică un discount pe bonul de vânzare.

Unde se definesc codurile de cutie

Codurile de cutie se pot defini în două locuri:

• Pe pagina produsului — în fereastra de detalii a produsului există secțiunea Coduri de cutie, unde se adaugă codul de bare al baxului și numărul de bucăți conținute.

• Central, pentru toate produsele — în Gestiune stoc → Setări → Nomenclatoare → Coduri de cutie, unde codurile se pot adăuga individual sau se pot importa în masă dintr-un fișier.

 

Unde funcționează scanarea codurilor de cutie

Odată definit, codul de cutie este recunoscut la scanare în toate fluxurile principale de marfă:

• Vânzare — scanarea codului de bax pe bonul de vânzare adaugă automat numărul de bucăți din bax, la prețul produsului individual;
• Recepție de marfă (NIR) — scanarea codului de bax la recepție adaugă în stoc numărul de bucăți din bax;
• Facturi primite (e-Factura) — dacă furnizorul facturează la bax și linia de pe factură este identificată prin codul de cutie, BOCP recepționează automat cantitatea înmulțită cu numărul de bucăți din bax, iar prețul de pe factură (per bax) este împărțit per bucată. Valoarea totală a recepției rămâne identică cu valoarea facturii;
• Transferuri între gestiuni, bonuri de consum și bonuri de custodie — scanarea codului de bax adaugă numărul corespunzător de bucăți.

Notă: Identificarea prin cod de cutie se face doar dacă respectivul cod nu aparține deja unui produs (cod propriu sau cod de bare). Codul produsului are întotdeauna prioritate față de codul de cutie.

Cum se alege varianta potrivită

• Baxul are același preț ca 6 bucăți individuale → se folosește codul de cutie (Varianta 2). Un singur produs, un singur stoc, zero conversii.
• Baxul are preț propriu, diferit de 6 × prețul bucății (ofertă de tip „la bax e mai ieftin") → baxul se definește ca produs separat (Varianta 1), iar la desigilarea baxurilor se emite bon de conversie.
• Ambele variante pot coexista — baxul poate exista ca produs separat pentru vânzarea la preț promoțional, iar produsul individual poate avea în paralel codul de cutie pentru recepții rapide. Important este ca fiecare cod de bare să fie definit într-un singur loc, pentru a nu exista ambiguitate la scanare.

Exemplu

Un magazin vinde suc de portocale la 5 lei/sticlă. Furnizorul livrează marfa în baxuri de 6 sticle, la 24 lei/bax (4 lei/sticlă preț de achiziție).

Cu cod de cutie definit pe produsul individual (codul de pe bax, cantitate 6):

• la recepție, operatorul scanează codul baxului de 10 ori pentru 10 baxuri → în stoc intră 60 de sticle la 4 lei/buc;
• dacă factura vine prin e-Factura cu linia „Suc portocale — 10 baxuri × 24 lei", BOCP recunoaște codul de bax și recepționează automat 60 de bucăți la 4 lei/buc — valoarea recepției rămâne 240 lei, exact ca pe factură;
• la vânzare, un client care ia un bax întreg este servit printr-o singură scanare a codului de bax → pe bon apar 6 sticle × 5 lei = 30 lei;
• la final de zi nu este nevoie de nicio operațiune suplimentară — stocul este deja corect, în bucăți.

Dacă magazinul decide să vândă baxul la preț promoțional de 27 lei (în loc de 30 lei), definește suplimentar produsul „Bax suc portocale 6 × 0,5L" cu prețul 27 lei și emite bon de conversie pentru baxurile desfăcute și vândute la bucată.

Probleme frecvente și soluții

• La scanarea codului de bax se adaugă o singură bucată — codul scanat a fost definit drept cod de bare al produsului, nu cod de cutie. Se verifică în pagina produsului dacă codul apare la Coduri de cutie cu cantitatea corectă, nu la codurile de bare obișnuite.
• La scanarea codului de bax se adaugă alt produs — același cod este definit și ca cod de produs pe un alt articol. Codul de produs are prioritate; se elimină duplicatul.
• Stocul baxurilor crește, dar bucățile individuale ajung pe minus — situație tipică pentru Varianta 1 fără bonuri de conversie. Se emite bon de conversie pentru baxurile desfăcute sau se trece la Varianta 2 (cod de cutie pe produsul individual).
• Pe factura primită prin e-Factura, produsul la bax nu este recunoscut — se verifică dacă codul folosit de furnizor pe factură este definit ca și cod de cutie pe produsul individual. Dacă furnizorul folosește un cod propriu diferit de cel tipărit pe bax, acesta se adaugă ca un cod de cutie suplimentar.

De știut

Notă: Un produs poate avea oricâte coduri de cutie, cu cantități diferite (bax de 6, cutie de 12, palet de 120). Fiecare cod trebuie să fie unic în toată baza de date.

Atenție: Dacă baxul există și ca produs separat, iar produsul individual are și cod de cutie, operatorii trebuie să știe care flux se folosește la casă: scanarea codului de bax prin codul de cutie vinde bucăți individuale la prețul bucății, în timp ce produsul „bax" se vinde la prețul propriu al baxului.

Vezi și

• Bonul de conversie — transformarea unui produs în alte produse
• Recepția facturilor primite prin e-Factura
• Recepția de marfă cu scanner de coduri de bare