Knowledgebase bocp.ro

Cum pornești WMS-ul în depozit: hartă, inventar inițial și modul WMS

Procese de lucruActualizat la

Introducere

Modulul WMS (program pentru depozit) din BOCP ține evidența fiecărui produs pe locația lui fizică: hală, zonă, rând, coloană, raft și, la nevoie, cutie pe raft. Odată activat pe un punct de lucru, stocul din acel depozit nu se mai mișcă doar „din acte”: fiecare intrare și fiecare ieșire trebuie confirmată și fizic, prin scanare sau prin alegerea locației.

Pentru ca trecerea să nu oprească activitatea, pornirea se face în trei etape, pe fiecare punct de lucru separat: configurezi harta, faci inventarul inițial și activezi modul WMS. Până la inventar, depozitul lucrează exact ca înainte.

Ce găsești în acest articol

De ce se pornește în trei etape

Într-un depozit administrat cu WMS, fiecare produs trebuie să se afle în orice moment într-o locație. Dacă modul WMS ar porni direct, toate produsele aflate deja în stoc ar fi „fără loc”, iar vânzările, transferurile și consumurile s-ar bloca, pentru că nu ar exista un raft de pe care să fie scoase.

De aceea, configurarea și inventarul se fac înainte de activare. Inventarul inițial aliniază stocul scriptic cu stocul găsit pe rafturi, iar abia după aceea punctul de lucru trece în modul WMS.

Recomandare: pentru primele teste se folosește un punct de lucru separat (de exemplu un depozit de test), ca echipa să învețe fluxul fără să influențeze depozitul principal.

Cele trei moduri de lucru ale unui punct de lucru

Modurile de lucru se văd în WM Configurare → Setări → Mod WMS: un tabel cu fiecare punct de lucru, halele lui și modul curent, cu butonul Schimbă modul de lucru pe fiecare rând. Butonul deschide o fereastră care explică pe larg ce se întâmplă înainte de confirmare și arată pasul următor.

[Ecran: tabul Mod WMS din WM Configurare → Setări, cu lista punctelor de lucru]

  • Mișcări scriptice — se lucrează ca până acum. Stocul se mișcă din documente (recepții, vânzări, transferuri, consumuri), iar lista de picking doar validează cantitățile. Harta depozitului poate fi deja configurată, dar nu blochează nimic. În aplicația Depozit, ecranul principal arată că modul WMS nu este activ și ce pași urmează.
  • Inventariere inițială — stocul punctului de lucru este înghețat: nu se pot emite sau modifica recepții, vânzări, facturi, bonuri de consum, bonuri de conversie sau transferuri care intră ori ies din acest punct de lucru. Comenzile online și vânzările venite automat nu se pierd: rămân în așteptare și se procesează singure după deblocare.
  • Mod WMS — fiecare mișcare de stoc trece prin raft. Recepțiile se pun într-o zonă de primire, iar vânzările, transferurile și consumurile se scot de pe raft prin picking.

Notă: modul de lucru se poate schimba doar la punctele de lucru care au cel puțin o hală configurată. O gestiune adițională fără hală este considerată un spațiu în afara WMS: rămâne în mișcări scriptice și nu se blochează niciodată.

Pasul 1 — Configurarea hărții depozitului

Se intră în WM Configurare → Configurare și se definește structura fizică a depozitului, de sus în jos:

  1. Se adaugă hala (clădirea sau depozitul) și se alege punctul de lucru căruia îi aparține.
  2. Se creează zonele de care este nevoie:
    • Depozitare — rafturile unde stă marfa pe termen lung;
    • Picking — rafturile de unde se pregătesc comenzile;
    • Primire — locul unde ajunge marfa la recepție, înainte să fie pusă pe raft;
    • Pregătite — locul unde stau coletele gata de livrare; se folosește zona Expediție;
    • Retur — produsele returnate, care urmează să fie verificate.
  3. În fiecare zonă se adaugă rândurile, cu numărul de coloane și de rafturi pe coloană; BOCP creează automat coloanele și rafturile.
  4. Pentru produsele mici, pe un raft se pot defini cutii (containere), fiecare cu codul ei.
  5. Se tipăresc etichetele cu cod de bare ale rafturilor și cutiilor și se lipesc pe locațiile fizice.

[Ecran: arborele hală → zone → rânduri → coloane → rafturi din WM Configurare]

Pașii detaliați sunt în articolul Configurare locații WareHouse.

Notă: configurarea hărții nu schimbă nimic în lucrul zilnic. Punctul de lucru rămâne în Mișcări scriptice până la pasul 2.

Pasul 2 — Inventarul inițial

Inventarul inițial are patru etape. Aplicația Depozit și tabul Mod WMS arată mereu etapa curentă și pasul următor.

a) Începerea inventarului

Un administrator apasă Începe inventarul inițial în aplicația Depozit (sau Schimbă modul de lucru → Inventariere inițială în tabul Mod WMS). Un avertisment explică faptul că toate mișcările de stoc ale punctului de lucru se blochează; se confirmă sau se renunță. Se creează documentul de intrare al inventarului, NIW (notă de intrare în depozit).

Atenție: trecerea în inventariere inițială nu este permisă cât timp există documente deschise pe acel punct de lucru: vânzări, recepții, transferuri, bonuri de consum sau de conversie nefinalizate. Fereastra afișează aceste documente; după ce sunt finalizate sau anulate, trecerea se poate confirma.

b) Scanarea stocului pe rafturi

Toți operatorii pot scana în același timp, din aplicația Depozit (butonul Apps → Depozit → Stoc inițial): se scanează raftul, apoi fiecare produs de pe el, cu cantitatea găsită. Toate scanările intră în același NIW. În această etapă celelalte funcții ale aplicației sunt dezactivate.

[Ecran: aplicația Depozit pe telefon, ecranul de stoc inițial pe raft]

Încărcarea prin scanare este descrisă pas cu pas în Stoc inițial pe raft: încărcarea depozitului prin scanare. Când tot stocul a fost scanat, se apasă Finalizează NIW. După finalizare nu se mai pot adăuga scanări.

c) Generarea inventarului din NIW

Se apasă Generează inventarul din NIW. BOCP creează un inventar de gestiune pentru punctul de lucru: cantitățile scanate (adunate de pe toate rafturile) devin stoc faptic, iar produsele care nu au fost scanate primesc stoc faptic 0.

d) Reconcilierea inventarului

Inventarul se verifică și se reconciliază din ecranul obișnuit de inventar. La reconciliere, stocul scriptic se aliniază cu stocul scanat pe rafturi. Reconcilierea funcționează chiar dacă stocul punctului de lucru este înghețat.

Notă: până la reconciliere se poate apăsa oricând Renunță la inventar. Un avertisment explică ce urmează: toate produsele scanate în NIW se șterg de pe rafturi, inventarul generat (dacă există) se anulează, iar punctul de lucru revine la mișcări scriptice. După reconciliere nu se mai poate renunța, pentru că stocul scriptic corespunde deja rafturilor.

Pasul 3 — Activarea modului WMS

Abia după ce inventarul a fost reconciliat apare butonul Activează modul WMS. Un avertisment explică ce se schimbă; după confirmare, stocul se deblochează, comenzile rămase în așteptare se procesează automat, iar de acum toate documentele lucrează cu locațiile.

[Ecran: fereastra de confirmare Activează modul WMS]

Ce se schimbă în documente după activare

Recepții

Marfa recepționată intră în depozit în unul din două feluri:

  • se alege o zonă de primire, iar produsele ajung automat acolo, apoi sunt puse pe rafturi prin scanare;
  • sau se confirmă intrarea din recepție (sau prerecepție), iar operatorul aduce produsele în depozit, scanând locația.

În mod WMS, lista de picking a recepției nu mai poate fi lucrată fără o zonă de primire aleasă. În aplicația Depozit, la Recepție, recepțiile care nu sunt preluate complet apar primele, iar locația de preluare este mereu preselectată.

Detalii în Recepționarea produselor în depozit.

Vânzări, transferuri și consumuri

Lista de picking a vânzării, a transferului și a bonului de consum devine picking cu scoatere de pe raft. Este singurul mod prin care un produs iese din depozit: operatorul scanează raftul și produsul, iar stocul de pe raft scade în același moment. O cantitate nu mai poate fi doar „validată” fără raft.

Detalii în Scoatere produse de pe raft spre vânzare.

Validările automate nu mai închid lista de picking

În mișcări scriptice, unele operațiuni validează automat lista de picking: generarea AWB-ului, emiterea facturii cu validarea pickerului sau împărțirea unei vânzări. În mod WMS aceste validări automate nu se mai fac: lista rămâne deschisă, cu un mesaj, până când produsele sunt scoase efectiv de pe raft.

Titlul listei de picking arată modul de lucru

  • Pickerlist Validare — punctul de lucru este în mișcări scriptice; lista doar confirmă cantitățile.
  • Pickerlist WMS — punctul de lucru este în mod WMS; fiecare produs se scoate de pe un raft.

Lista de picking se comportă la fel în ERP și în aplicațiile de pe telefon.

Revenirea la mișcări scriptice

Un punct de lucru aflat în mod WMS poate reveni la mișcări scriptice din tabul Mod WMS, dar numai cu toate rafturile goale. Cât timp există stoc pe rafturi, trecerea este blocată și apare butonul Golește toate rafturile. După o dublă confirmare, butonul golește toate rafturile punctului de lucru și îl trece în mișcări scriptice.

Notă: inventarul rămâne neatins; dacă este nevoie, se anulează manual. Pentru a reveni ulterior în mod WMS este nevoie de un nou inventar inițial, cu scanarea completă a rafturilor.

Scenarii de utilizare

  • Magazin online cu un singur depozit care vrea să știe exact pe ce raft este fiecare produs și să reducă greșelile la pregătirea comenzilor.
  • Distribuitor cu mai multe depozite care trece pe WMS treptat: întâi un depozit de test, apoi depozitul principal, fără să oprească livrările din celelalte.
  • Firmă care a făcut până acum inventarul pe hârtie și vrea un inventar inițial prin scanare, cu stocul blocat cât timp se numără.

Exemplu

O firmă are depozitul „Central” și vrea să treacă pe WMS. Vineri la prânz, responsabilul de depozit configurează hala, zonele Depozitare, Picking, Primire, Expediție (pentru coletele pregătite) și Retur, apoi 12 rânduri a câte 5 coloane și 4 rafturi pe coloană. Tipărește etichetele și le lipește pe rafturi. Vânzările merg normal toată ziua.

Vineri seara, după ultima livrare, verifică să nu mai fie documente deschise și apasă Începe inventarul inițial. Doi operatori scanează rafturile cu telefonul, în același NIW. O comandă online venită la ora 22 rămâne în așteptare. Sâmbătă dimineață responsabilul finalizează NIW-ul, generează inventarul din NIW, verifică diferențele și reconciliază inventarul. Apoi apasă Activează modul WMS. Comanda de vineri seara se procesează automat, iar pe lista ei de picking apare titlul Pickerlist WMS și raftul de pe care trebuie luat fiecare produs.

Probleme frecvente și soluții

  • Butonul Schimbă modul de lucru nu apare la un punct de lucru — punctul de lucru nu are nicio hală configurată. Se adaugă hala în WM Configurare → Configurare.
  • Trecerea în inventariere inițială este refuzată — pe punctul de lucru există documente deschise. Fereastra le listează; se finalizează sau se anulează, apoi se confirmă din nou.
  • Vânzarea nu se poate emite, cu mesajul că stocul punctului de lucru este înghețat — punctul de lucru este în inventariere inițială. Se termină inventarul și se activează modul WMS sau, dacă inventarul trebuie amânat, se apasă Renunță la inventar.
  • Nu se mai poate scana în Stoc inițial — NIW-ul a fost finalizat. Pasul următor este generarea inventarului din NIW.
  • Butonul Activează modul WMS nu apare — inventarul generat din NIW nu a fost încă reconciliat.
  • Comenzile online nu s-au procesat în timpul inventarului — este comportamentul așteptat. Ele se reiau automat după deblocarea stocului; nu trebuie reintroduse.
  • Pe lista de picking nu se poate valida cantitatea fără scanare — punctul de lucru este în Mod WMS, unde produsul trebuie scos de pe un raft. Se scanează raftul, apoi produsul.
  • Lista de picking a rămas deschisă după generarea AWB-ului sau a facturii — în Mod WMS validările automate nu închid lista. Produsele se scot de pe raft prin scanare.
  • Revenirea la mișcări scriptice este refuzată — pe rafturi există încă stoc. Se folosește butonul Golește toate rafturile.

De știut

Notă: modul de lucru se alege separat pentru fiecare punct de lucru care are o hală. Celelalte depozite și magazine continuă să lucreze în modul lor.

Notă: în aplicația Depozit, un utilizator cu acces la mai multe puncte de lucru își schimbă punctul de lucru curent din meniul aplicației (☰ → Schimbă punctul de lucru).

Atenție: în inventariere inițială sunt oprite și transferurile automate spre sau dinspre acel punct de lucru, recepțiile automate și vânzările trimise de alte aplicații. Toate acestea se reiau după deblocare.

Notă: modul de lucru se poate schimba doar de utilizatorii care au acces la modulul WM Configurare sau de administratori, iar fiecare schimbare rămâne în istoricul punctului de lucru.

Vezi și

Ți-a fost util acest articol?

★ ★ ★ ★ ★