Knowledgebase

Termenul de execuție pe fișa de service și oferta de preț

Introducere

Termenul de execuție este intervalul de timp în care se estimează finalizarea unei reparații, comunicat clientului sub formă de perioadă ușor de înțeles (de exemplu „2–3 săptămâni de la acceptarea ofertei"), nu ca o dată exactă. Este un concept comun modulului Comenzi/Oferte și modulului Workmanager: se definește o singură dată, într-un nomenclator comun, și se folosește atât pe fișa de service, cât și pe oferta de preț generată din ea.

Ce găsești în acest articol

Nomenclatorul de termene de execuție

Termenele predefinite se configurează în Setări → Nomenclatoare → Termene de execuție. Lista este identică și accesibilă din setările modulului Comenzi/Oferte și din cele ale modulului Workmanager — este un singur nomenclator, cu două intrări de meniu.

[Ecran: nomenclatorul Termene de execuție, cu coloanele Denumire și Număr zile]

Pentru fiecare termen se completează:

  • Denumire — textul afișat clientului, exact așa cum trebuie citit, de exemplu „2–3 săptămâni de la acceptarea ofertei".
  • Număr zile calendaristice — numărul de zile folosit la calculul automat al scadenței, de exemplu 21.

Un singur termen poate fi marcat drept implicit — acesta este preselectat automat pe orice fișă de service nouă.

Atenție: modificarea denumirii sau a numărului de zile al unui termen se reflectă în toate documentele care folosesc acel termen. Scadențele deja calculate anterior nu se modifică retroactiv.

Termenul pe fișa de service și pe ofertă

La crearea unei fișe de service noi, lângă câmpul Data scadentă apare selectorul Termen de execuție, preselectat cu termenul marcat ca implicit în nomenclator. Termenul poate fi schimbat oricând ulterior, direct pe fișă, în secțiunea cu detaliile problemei și ale echipamentului. Termenul selectat apare în antetul fișei și, în lista de fișe de service, sub data scadentă.

[Ecran: selectorul Termen de execuție pe fișa de service, lângă data scadentă]

Când se generează o ofertă de preț din fișă, termenul selectat pe fișă este copiat automat pe ofertă. De acolo încolo, cele două rămân sincronizate: dacă termenul se schimbă pe ofertă, se actualizează și pe fișă, și invers.

Calculul automat al scadenței la acceptarea ofertei

În mod implicit, termenul de execuție este doar informativ. Calculul automat al unei date de scadență pe baza lui este opțional și se activează din Setări Comenzi/Oferte → Automatizări statusuri, cu setarea „La acceptarea ofertei, calculează scadența din termenul de execuție", care are trei variante:

  • Nu se setează (implicit) — scadența nu este atinsă de această automatizare.
  • Setează întotdeauna — la fiecare acceptare a ofertei, scadența este recalculată din termen, indiferent dacă exista deja una.
  • Setează doar dacă nu există deja o scadență — scadența se calculează automat numai când nu a fost completată anterior manual.

Există și o casetă separată, „La modificarea termenului pe o comandă acceptată, recalculează scadența", implicit nebifată. Cu ea activă, dacă termenul se schimbă pe o ofertă deja acceptată, scadența se recalculează după aceeași regulă de mai sus.

Scadența calculată este data acceptării ofertei plus numărul de zile al termenului. Se scrie în trei locuri: pe comandă (Finalizare programată), pe fișa de service (Scadență, cu o înregistrare în istoricul fișei) și, dacă fișa are o fișă de producție asociată, pe aceasta din urmă.

Linia de serviciu implicită cu datele echipamentului

În Setări Workmanager → Etape → Ofertare există opțiunea „Text linie implicită cu datele echipamentului la generarea ofertei". Este utilă în special când oferta se generează înainte de evaluarea tehnică, „conform comandă inițială", și nu au fost comandate servicii — situație în care oferta ar ieși goală, iar operatorul ar trebui să scrie manual datele echipamentului pe o linie nouă.

Când textul este completat (implicit „Reparație {TIP_ECHIPAMENT} {PRODUCATOR} {MODEL} S/N: {COD}"), la generarea unei astfel de oferte se adaugă automat o linie de serviciu cu tipul, producătorul, modelul și seria unică ale echipamentului, la preț 0 — operatorul completează doar prețul. Un text gol dezactivează adăugarea automată a liniei.

[Ecran: setarea textului liniei implicite, în Etape → Ofertare]

Chei disponibile în șabloanele de documente

Pentru șabloanele fișei de service (procesul verbal de preluare, oferta) și pentru șablonul ofertei din modulul Comenzi/Oferte se pot folosi:

  • {TERMEN_EXECUTIE} — textul termenului de execuție selectat.
  • {TERMEN_PLATA_ZILE} — termenul de plată al clientului, în zile, preluat din fișa clientului (disponibil doar în șablonul ofertei).

Termenul în emailul cu mai multe oferte

Când se trimite un email cumulat cu mai multe oferte de preț către același client, tabelul centralizator din corpul emailului afișează, pentru fiecare fișă, coloana Termen de execuție alături de fișă, echipament și preț fără TVA.

Scenarii de utilizare

  • Recepționerul care preia un echipament în service și vrea ca de la început, pe fișă, să existe un termen orientativ pentru client, fără să introducă manual o dată exactă.
  • Administratorul care vrea ca, la acceptarea ofertei de către client, scadența reparației să se calculeze automat, fără intervenție manuală pe fiecare fișă.
  • Tehnicianul care generează o ofertă rapidă „conform comandă inițială" pentru un echipament fără servicii comandate și vrea ca linia cu datele echipamentului să apară automat, urmând să completeze doar prețul.

Exemplu

Un client aduce un echipament în service. Recepționerul selectează termenul „2–3 săptămâni de la acceptarea ofertei" (21 de zile) pe fișă. Se generează oferta de preț, iar termenul este copiat automat pe ea. Clientul acceptă oferta pe 10 a lunii. Dacă în Automatizări statusuri este activă opțiunea „Setează întotdeauna", scadența se calculează automat pentru data de 31 a lunii (10 + 21 de zile) și se scrie atât pe comandă, cât și pe fișa de service.

Probleme frecvente și soluții

  • Scadența nu se calculează automat la acceptarea ofertei — verificați dacă setarea „La acceptarea ofertei, calculează scadența din termenul de execuție" este activă în Setări Comenzi/Oferte → Automatizări statusuri și dacă fișa sau oferta au un termen de execuție selectat.
  • Termenul modificat pe fișă nu apare pe oferta deja generată — sincronizarea este automată; verificați dacă oferta nu a fost respinsă sau ștearsă între timp, caz în care nu mai este actualizată.
  • Linia cu datele echipamentului nu apare pe oferta generată automat — verificați dacă textul din „Text linie implicită cu datele echipamentului la generarea ofertei" nu este gol și dacă oferta chiar nu are servicii comandate (linia se adaugă doar în acest caz).

De știut

Notă: Modificarea unui termen din nomenclator (denumire sau număr de zile) afectează toate documentele care îl folosesc de acum înainte. Scadențele calculate deja anterior rămân neschimbate.

Notă: Calculul automat al scadenței este dezactivat implicit („Nu se setează"). Fără activarea explicită a setării din Automatizări statusuri, termenul de execuție rămâne pur informativ.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★