Knowledgebase

Trimiterea mai multor oferte ale aceluiași client într-un singur email, cu centralizator

Introducere

Modulul Ofertare și Comenzi permite trimiterea prin email a mai multor oferte de preț ale aceluiași client într-un singur mesaj, însoțit de un tabel centralizator și de toate documentele de ofertă atașate automat. Funcționalitatea este utilă mai ales în activitatea de service, când un client trimite spre reparație mai multe echipamente deodată și fiecare primește o ofertă separată în sistem.

Este un proces diferit de unificarea ofertelor (butonul Unificare din aceeași listă), care combină mai multe oferte într-un singur document nou de ofertă. La trimiterea centralizată descrisă în acest articol, ofertele rămân documente separate în continuare — se schimbă doar modul în care ajung la client: printr-un singur email, nu prin mai multe.

Ce găsești în acest articol

Cum se pornește trimiterea centralizată

Se accesează Ofertare și Comenzi → Lista comenzi. În coloana cu bife din stânga listei se bifează ofertele care se doresc trimise împreună.

[Ecran: lista de comenzi cu mai multe rânduri bifate și bara verde de acțiuni pe selecție]

După bifare apare bara de acțiuni pe selecție, unde se apasă butonul Trimite ofertele selectate într-un email.

Previzualizarea și ofertele excluse

Se deschide o previzualizare care ia drept reper clientul primei oferte bifate. Din selecție rămasă mai departe doar ofertele acelui client — restul sunt automat excluse și afișate separat, ca să fie clar de ce nu apar în centralizator:

  • ofertele altor clienți nu sunt niciodată incluse în emailul trimis clientului anchoră, indiferent câte au fost bifate din greșeală;
  • ofertele pentru care documentul de ofertă de preț nu a fost încă generat sunt de asemenea excluse, pentru că nu există un fișier de atașat.

[Ecran: previzualizarea cu mesajele de excludere pentru alt client / fără ofertă generată]

Dacă, după excluderi, nu mai rămâne nicio ofertă validă, sistemul afișează un mesaj și previzualizarea se oprește acolo — se revine la listă și se completează pașii lipsă (generarea ofertei sau selectarea corectă a comenzilor unui singur client).

Tabelul centralizator

Pentru ofertele rămase valide, previzualizarea afișează tabelul centralizator, cu câte un rând pentru fiecare ofertă:

  • Fișă service — numărul fișei de service legate de ofertă; dacă oferta nu are o fișă de service asociată, se afișează în schimb numărul ofertei;
  • Echipament — tipul, producătorul, modelul și seria echipamentului, așa cum sunt completate pe fișă;
  • Preț fără TVA — valoarea ofertei;
  • Termen de execuție — termenul de execuție preluat de pe ofertă sau de pe fișa de service.

[Ecran: tabelul centralizator din previzualizare, cu cele patru coloane]

Compunerea și trimiterea emailului

Din previzualizare se apasă butonul Compune emailul cu ofertele. Se deschide fereastra obișnuită de compunere a emailurilor, precompletată cu șablonul Ofertă de preț reparații echipamente, destinat special acestui flux.

Șablonul conține cheia {OFERTE_CENTRALIZATOR}, care este înlocuită automat cu tabelul centralizator de mai sus, și poate folosi și cheia {OFERTE_NR_LIST}, care afișează lista numerelor ofertelor incluse. Atât subiectul cât și textul emailului rămân editabile înainte de trimitere — de exemplu pentru a ajusta termenii sau a adăuga observații specifice acelui client.

[Ecran: fereastra de compunere email, precompletată cu șablonul și centralizatorul]

Documentul de ofertă (PDF) al fiecărei oferte incluse este atașat automat la email, așa încât clientul primește toate documentele odată cu tabelul centralizator, fără a fi nevoie de atașare manuală.

Istoricul trimiterii pe fiecare ofertă

După trimitere, emailul apare în istoricul fiecărei oferte incluse în centralizator, nu doar în istoricul primei oferte bifate. Astfel, la deschiderea oricăreia dintre oferte se poate verifica ulterior când și cum a fost trimisă către client.

Condiții necesare

  • Clientul trebuie să aibă o adresă de email completată pe fișa de contact, sau pe una dintre persoanele de contact asociate.
  • Fiecare ofertă inclusă trebuie să aibă deja generat documentul de ofertă de preț, prin butonul aferent de pe comandă.
  • Șablonul de email folosit se poate personaliza la fel ca orice alt șablon de email al modulului.

Scenarii de utilizare

  • Un service auto sau electrocasnice primește mai multe echipamente de la același client într-o singură zi și dorește să trimită o singură ofertă centralizată, în loc de un email pentru fiecare echipament.
  • Un operator de vânzări are mai multe oferte deschise pentru același client, aflate în diverse etape, și dorește să le retrimită pe toate odată, cu un termen de execuție actualizat în textul emailului.

Exemplu

O firmă de service primește de la un client 10 echipamente pentru reparație. Pentru fiecare echipament se generează câte o fișă de service și câte o ofertă de preț în modulul Ofertare și Comenzi. În loc de 10 emailuri separate sau de un tabel construit manual într-un program de calcul tabelar și lipit în corpul unui email, operatorul bifează toate cele 10 oferte în listă, apasă Trimite ofertele selectate într-un email, verifică în previzualizare că toate cele 10 aparțin aceluiași client și apasă Compune emailul cu ofertele. Rezultă un singur email, cu tabelul centralizator al celor 10 echipamente și cu cele 10 documente de ofertă atașate, iar la trimitere emailul se înregistrează în istoricul fiecăreia dintre cele 10 oferte.

Probleme frecvente și soluții

  • O ofertă bifată nu apare în centralizator — verificați mesajele de excludere din previzualizare: fie oferta aparține altui client decât primul bifat, fie documentul de ofertă de preț nu a fost încă generat pentru acea comandă.
  • Butonul de trimitere email nu apare în bara de selecție — bara de acțiuni pe selecție apare doar după ce cel puțin o ofertă este bifată în listă.
  • Coloana Termen de execuție apare goală pe un rând — termenul de execuție nu a fost completat pe oferta sau fișa de service respectivă; se completează acolo, nu în previzualizarea emailului.
  • Emailul nu poate fi trimis — verificați dacă există o adresă de email completată pe fișa de contact a clientului sau pe o persoană de contact a acestuia.

De știut

Notă: Doar ofertele clientului identificat pe baza primei oferte bifate ajung în email. Ofertele altor clienți bifate din greșeală nu sunt trimise niciodată către alt client — sunt doar excluse și semnalate în previzualizare.

Atenție: Coloana Fișă service din centralizator afișează numărul ofertei, nu al fișei, atunci când oferta nu are o fișă de service asociată.

Notă: Șablonul Ofertă de preț reparații echipamente este un șablon de email obișnuit al modulului și poate fi personalizat în orice moment, la fel ca celelalte șabloane.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★