Cum îmi aleg indicatorii (KPI) afișați pe Panoul de control

Introducere

Banda de Indicatori din capul Panoului de control și blocul Indicatori — comparație din zona Bani nu au o listă fixă de cifre: fiecare utilizator își alege ce indicatori (KPI) vrea să urmărească. Acest articol explică unde se face selecția, ce diferență este între cele două liste și ce înseamnă valorile și culorile afișate.

Selecția indicatorilor este personală, la fel ca restul personalizării panoului (vezi Noua interfață BOCP și Panoul de control de pe prima pagină) — fiecare utilizator își vede propriii indicatori, fără să afecteze colegii.

Ce găsești în acest articol

• Unde se face selecția
• Cele două liste: bara de indicatori și graficele comparative
• Cum se selectează indicatorii
• Cum se citește un indicator din bară
• Indicatorii cu date financiare
• Cerere de indicator nou
• Scenarii de utilizare
• Exemplu
• Probleme frecvente și soluții
• De știut

Unde se face selecția

Fereastra Alege indicatorii se deschide din rotița de opțiuni aflată în bara de titlu a oricăruia dintre cele două blocuri (Indicatori sau Indicatori — comparație) — ambele deschid aceeași fereastră, cu cele două liste una sub alta.

[Ecran: rotița de opțiuni a blocului Indicatori, cu butonul Alege indicatorii]

Notă: Cele două blocuri sunt disponibile doar pe conturile cu modulul KPI Dashboard activ. Dacă blocurile nu apar pe panou, ele pot fi și dezactivate din fereastra de personalizare — vezi articolul despre panou.

Cele două liste: bara de indicatori și graficele comparative

Fereastra afișează două secțiuni independente, fiecare cu propria listă de bifat:

• Bara de indicatori (maximum 12) — alimentează blocul de sus, cu mini-cartele: o valoare cumulată pe perioada aleasă și diferența față de perioada anterioară.
• Grafice comparative (maximum 10) — alimentează blocul cu grafice din zona Bani: evoluția zi de zi a fiecărui indicator pe perioada aleasă, ca linie sau ca bare, cu opțiunea de a compara și cu anul trecut.

Un indicator poate fi bifat în ambele liste deodată sau doar într-una dintre ele — cele două selecții nu sunt legate.

Notă: Limitele de 12, respectiv 10 indicatori sunt intenționate: o bandă sau o grilă de grafice cu zeci de cifre nu mai poate fi citită dintr-o privire. Dacă la salvare sunt bifați mai mulți indicatori decât limita admisă, doar primii din listă (în ordinea bifării) sunt păstrați.

Cum se selectează indicatorii

În fereastra Alege indicatorii:

1. Se folosește câmpul de căutare din partea de sus pentru a găsi rapid un indicator după nume — lista se filtrează pe măsură ce se scrie.
2. Se bifează sau se debifează indicatorii doriți, separat în cele două secțiuni.
3. Se apasă Salvează. Confirmarea Salvat ✓ apare imediat, iar blocurile de pe panou se actualizează cu noua selecție.

Dacă se debifează absolut toți indicatorii dintr-o secțiune, acea secțiune revine automat la lista implicită stabilită de BOCP — o selecție complet goală nu este o stare validă, deci nu există risc ca un bloc să rămână fără niciun indicator din greșeală.

[Ecran: fereastra Alege indicatorii, cu cele două secțiuni și câmpul de căutare]

Cum se citește un indicator din bară

Fiecare mini-cartelă din bara de indicatori arată:

• numele indicatorului și valoarea cumulată pe perioada aleasă (perioada se schimbă din calendarul blocului, nu din această fereastră — Azi, Săptămâna aceasta, Luna aceasta, Trimestrul acesta sau Anul acesta);
• diferența față de aceeași porțiune, deja scursă, din perioada anterioară, plus valoarea de azi;
• o culoare pe margine — verde sau roșie — care arată dacă evoluția este bună sau nu, ținând cont de sensul dorit al indicatorului, nu doar de semnul aritmetic. De exemplu, o creștere a cheltuielilor este marcată ca nefavorabilă chiar dacă cifra a crescut, în timp ce o creștere a vânzărilor este marcată favorabil.

Un click pe orice mini-cartelă duce direct la acel indicator în modulul KPI Dashboard, pentru analiză detaliată.

Notă: Dacă un indicator afișează o linie în loc de valoare și textul „Necalculat”, cifra nu a fost încă stabilită pentru perioada respectivă — nu este o valoare zero reală. La un interval lung (de exemplu Anul acesta) pe un cont nou, calcularea tuturor indicatorilor durează câteva reîncărcări ale panoului.

Indicatorii cu date financiare

Indicatorii cu valoare bănească (de exemplu bani încasați, bani plătiți, valoare facturat) sunt disponibili pentru selecție doar administratorilor, sau utilizatorilor cărora li s-a acordat explicit dreptul „Vede datele financiare”. Un utilizator fără acest drept nu îi vede deloc în fereastra de selecție — nu doar că nu îi poate bifa.

Dreptul se acordă din fereastra de personalizare a panoului, secțiunea Acces la blocurile restricționate, detaliată în articolul despre panou.

Cerere de indicator nou

Dacă indicatorul dorit nu se găsește în listă, în josul ferestrei există linkul Cere un indicator nou. Acesta deschide un tichet de suport precompletat cu numele căutat, astfel încât cererea ajunge deja pregătită la echipa BOCP.

Scenarii de utilizare

• Un administrator care vrea în bară doar indicatorii financiari-cheie: încasări, plăți, valoare facturat, vânzări.
• Un responsabil de vânzări care înlocuiește indicatorii financiari (la care oricum nu are acces) cu comenzi, clienți noi și leaduri.
• Un contabil care ține în graficele comparative doar facturat și încasat, ca să vadă rapid dacă cele două evoluează în același ritm.
• Un utilizator care caută un indicator specific unui modul (de exemplu abonamente sau evenimente) prin câmpul de căutare, în loc să parcurgă toată lista.

Exemplu

Un manager de achiziții vrea în bara de indicatori doar cifrele relevante pentru el, fără date financiare la care nu are acces.

1. Deschide rotița de opțiuni a blocului Indicatori și apasă Alege indicatorii.
2. În câmpul de căutare scrie „stoc” și bifează indicatorul de stoc așteptat.
3. Debifează indicatorii financiari care oricum nu îi apar (nu are dreptul de a-i vedea).
4. Apasă Salvează. Bara de indicatori de pe panou se actualizează imediat cu noua selecție.

Probleme frecvente și soluții

• Un indicator cunoscut nu apare deloc în listă — fie modulul din care provine nu este activ pe cont, fie este un indicator financiar iar utilizatorul nu are dreptul „Vede datele financiare”.
• După salvare, blocul de pe panou nu s-a schimbat — se reîncarcă pagina; selecția salvată se aplică imediat la următoarea afișare a blocului.
• Un indicator arată „Necalculat” de mai multe zile — se poate întâmpla la perioade lungi (trimestru, an) pe un cont cu volum mare de date; valoarea se completează treptat, la fiecare reîncărcare a panoului.
• Selecția a dispărut și au revenit indicatorii impliciți — toți indicatorii dintr-o secțiune au fost debifați la un moment dat; o secțiune complet goală revine automat la lista implicită.

De știut

Notă: Perioada afișată (Azi, Săptămâna aceasta, Luna aceasta etc.) și tipul de grafic (linie sau bare) nu se stabilesc din această fereastră, ci din calendarul și rotița fiecărui bloc, direct pe panou.

Notă: În categoria de blocuri avansate există și un bloc separat, Indicatori (luna curentă), o listă simplă cu indicatorii marcați pentru afișare pe prima pagină din modulul KPI Dashboard. Este păstrat pentru compatibilitate și este înlocuit, ca funcționalitate, de bara de indicatori — nu este nevoie de el dacă bara de indicatori este deja activă.

Atenție: Ștergerea unei bife din fereastra de selecție nu șterge indicatorul din sistem — el rămâne disponibil oricând poate fi bifat din nou, iar valorile lui istorice nu se pierd.

Vezi și

• Noua interfață BOCP și Panoul de control de pe prima pagină