Cum configurezi Punctele de Loialitate în ERP-ul BOCP

Cum funcționează punctele de fidelitate

Introducere

Modulul Puncte de fidelitate din BOCP recompensează clienții cu puncte pentru cumpărăturile făcute și, opțional, le permite să folosească aceste puncte ca reducere la vânzările următoare. Modulul funcționează în două regimuri: regimul conversie (punctele se transformă în reducere valorică — x puncte = 1 leu) și regimul praguri cumulate (punctele nu se cheltuiesc niciodată, ci ridică automat clientul într-o grupă cu discount). Acest articol descrie regimul conversie și, mai ales, ce se întâmplă cu punctele atunci când o vânzare este stornată, anulată, restaurată sau ștearsă — situațiile în care contabilitatea punctelor trebuie să rămână corectă la leu.

Ce găsești în acest articol

• Cum se acordă punctele la o vânzare și când devin utilizabile
• Cum se folosesc punctele ca reducere pe un bon
• Ce se întâmplă cu punctele la stornare (totală și parțială)
• Diferența dintre anulare, restaurare și ștergerea unui bon
• Puncte pentru partenerul care recomandă și puncte la facturare
• Exemplu complet, probleme frecvente și lucruri de știut

Cum se acordă punctele

La finalizarea unui bon de vânzare, clientul primește puncte conform regulii de acumulare configurate (de exemplu 1 punct pentru fiecare 10 lei). Punctele se calculează pe valoarea produselor înainte de reducerea din puncte, astfel încât folosirea punctelor pe un bon nu diminuează punctele câștigate pe acel bon.

Punctele acordate trec prin două stări:

• În așteptare — imediat după finalizarea bonului. Punctele sunt înregistrate, dar nu intră încă în soldul utilizabil al clientului.
• Confirmate — după ce bonul este încasat integral. Abia atunci punctele intră în sold și pot fi folosite.

Punctele pot avea și o perioadă de valabilitate: pot deveni utilizabile după un număr de zile de la încasare (activare întârziată) și pot expira după un anumit număr de zile. Aceste intervale se configurează în setările modulului.

Cum se folosesc punctele

În regimul conversie, un client cu sold confirmat suficient poate folosi punctele ca reducere pe un bon nou. Reducerea apare automat pe bon ca o linie separată de tip reducere din puncte de fidelitate, iar punctele corespunzătoare sunt rezervate imediat din soldul clientului.

Utilizarea punctelor este guvernată de câteva reguli configurabile:

• Un număr minim de puncte necesar pentru a putea aplica reducerea.
• O reducere maximă, exprimată ca procent din valoarea produselor eligibile.
• Posibilitatea de a exclude anumite produse, anumiți producători, transportul sau produsele deja aflate la reducere.

Pe pagina bonului există un buton Folosește puncte care activează sau dezactivează reducerea. La bifare/debifare, reducerea apare sau dispare, iar soldul clientului se actualizează imediat.

Ce se întâmplă la stornare

Stornarea (butonul Emite bon storno) creează un bon nou, cu cantități și valori negative, care inversează vânzarea inițială. Punctele se ajustează astfel:

Storno total

• Punctele acordate pe vânzarea inițială sunt retrase (se înregistrează puncte negative pe bonul storno). Bonul inițial rămâne neschimbat.
• Punctele folosite ca reducere pe vânzarea inițială sunt returnate clientului — el le poate folosi din nou.

Storno parțial

Dacă se stornează doar o parte din bon, ajustarea este proporțională cu valoarea stornată. De exemplu, la stornarea a jumătate din valoarea bonului, se retrag jumătate din punctele acordate și se returnează jumătate din punctele folosite. La stornări succesive (întâi 50%, apoi încă 25% etc.), fiecare storno returnează partea sa, iar clientul nu primește niciodată înapoi mai multe puncte decât a folosit efectiv.

Tot proporțional se reversează și reducerile de pe bon (inclusiv reducerea din puncte), astfel încât valoarea bonului storno reflectă corect ce se anulează.

Anularea bonului (nu prin storno)

La anularea unui bon (nu prin emiterea unui bon storno, ci prin marcarea bonului ca anulat), punctele acordate sunt retrase, iar punctele folosite ca reducere sunt returnate integral. Toate mișcările devin confirmate imediat.

Restaurarea unui bon anulat

Dacă un bon anulat este restaurat, punctele acordate sunt reacordate, iar reducerea din puncte este reaplicată — soldul clientului revine exact la starea dinainte de anulare. Operațiunea rămâne corectă chiar și după cicluri repetate de anulare și restaurare.

Ștergerea (abandonarea) unui bon

Dacă un bon este șters — de regulă pentru corectarea unei greșeli — toate înregistrările de puncte legate de acel bon sunt eliminate complet. Istoricul rămâne curat, fără rânduri de storno inutile.

Storno de storno

Stornarea unui bon storno readuce vânzarea și, odată cu ea, re-acordă punctele — o inversare a inversării.

Puncte pentru partenerul care recomandă

Dacă o vânzare provine dintr-o recomandare (există un partener afiliat pe comandă), partenerul primește și el puncte, în plus față de cumpărător. Punctele partenerului se confirmă la încasarea vânzării și se retrag la stornarea sau anularea ei, la fel ca punctele cumpărătorului.

Puncte și facturi fiscale

Dacă din bon se emite o factură fiscală, punctele se acordă o singură dată — nu se dublează. Pentru o vânzare obișnuită, punctele provin de la bonul de vânzare. Pentru o factură emisă direct, fără un bon de vânzare în spate, punctele se acordă pe bonul generat automat în spatele facturii.

Clienți cu puncte

În meniul Clienți cu puncte se afișează toți clienții care au sau au avut vreodată puncte, împreună cu soldul curent de puncte și codul de client. 

Se pot vedea pe lângă punctele confirmate și punctele în așteptare și punctele viitoare ale fiecărui client.

Pe listă se poate căuta și sorta după numele clientului sau codul de client, iar la final se afișează totalurile pe fiecare coloană. 

Exemplu complet

Un client cu 0 puncte cumpără produse de 500 lei. Regula este 1 punct / 10 lei.

• La finalizarea bonului se înregistrează 50 de puncte în așteptare.
• Clientul plătește integral bonul → cele 50 de puncte devin confirmate și intră în sold.
• La o cumpărătură ulterioară, clientul bifează Folosește puncte. Dacă 10 puncte = 1 leu, cele 50 de puncte aduc o reducere de 5 lei, iar punctele sunt rezervate din sold.
• Prima vânzare (cea de 500 lei) este stornată total → cele 50 de puncte acordate sunt retrase.
• Dacă a doua vânzare (cea cu reducerea de 5 lei) este stornată, cele 50 de puncte folosite îi sunt returnate clientului.

Probleme frecvente și soluții

• Punctele nu apar în soldul clientului după vânzare — bonul nu este încă încasat integral. Punctele sunt „în așteptare" și devin utilizabile după încasarea completă.
• Reducerea din puncte nu se aplică pe bon — soldul confirmat este sub numărul minim de puncte configurat, produsele de pe bon nu sunt eligibile (excluse prin producător, transport sau reducere), ori bonul aparține unei comenzi din magazinul online, unde punctele se gestionează separat.
• Valoarea reducerii pare că „oscilează" la adăugarea de produse — reducerea se recalculează la fiecare modificare a bonului; valoarea afișată este cea finală, după recalculare.
• După storno, clientul nu și-a recuperat punctele folosite — se verifică dacă vânzarea inițială a și acumulat puncte. În cazul rar al unei vânzări care a folosit puncte, dar nu a acumulat niciun punct propriu, returnarea prin bon storno trebuie verificată manual (anularea bonului returnează întotdeauna punctele).

De știut

Notă: Punctele acordate devin utilizabile doar după încasarea integrală a bonului.

Notă: Punctele se calculează pe valoarea produselor înainte de reducerea din puncte, deci folosirea punctelor nu reduce punctele câștigate pe acel bon.

Atenție: Un bon cu valori negative creat manual (nu prin butonul de storno) scade puncte din soldul clientului doar în limita soldului pozitiv existent — nu poate duce soldul sub zero.

Notă: Reducerea din puncte de pe un bon și punctele rez