Ce este si cum funcționează inventarierea?
Introducere
Inventarierea este un proces prin care se reconciliază stocul scriptic cu stocul faptic (cel numărat și real) din programul de gestiune.
Pentru a ușura procesul de inventariere programul, oferă o procedură simplă:
- se creează un inventar nou, pentru care se specifică data inventarului. Se poate selecta și categoria de gestiune pentru care se dorește inventarierea. Programul, va folosi stocul din data inventarului, iar mișcările efectuate după inventar, nu sunt incluse în calcularea stocului;
- dacă în timpul inventarului, se recepționează produse și se vând de pe stoc se utilizează facilitatea de a recalcula stocul scriptic.
- pentru a efectua inventarul, sunt oferite 2 opțiuni:
- se numără manual fiecare produs, și se introduce numarul real în program;
- se scanează codul de bare la fiecare produs. Programul calculează stocul unui produs, în funcție de numărul de scanări ale aceluiași produs;
- se va ajunge astfel la o listă cu produse, lângă fiecare din acestea, fiind afișat stocul din soft și stocul numărat. Se pot filtra doar produsele cu diferențe pentru a recalcula și verifica stocul;
- după ce s-a constatat că diferențele numărate, sunt reale se generează un proces verbal de inventariere;
- pe baza procesului verbal de inventariere, cu un click, se aplică diferențele la stocul scriptic, astfel: unde lipsesc produse, se va înregistra lipsa pe baza inventarului, unde sunt mai multe produse decât scriptic se va înregistra plusul în program;
- pentru ambele cazuri se va calcula atat valoarea diferenței de plus și minus, cât și balanța.
Important de știut
La crearea inventarului se salvează lista de produse și stocurile din acel moment.
Stocurile sunt afectate inclusiv de recepțiile și vânzările nefinalizate, adică în cazul în care avem vânzări deschise care scad deja stocul, inventarul va raporta stocul din momentul creării inventarului. Este recomandat să se închidă toate documentele înainte de a începe inventarul.
Mișcările de stoc după crearea inventarului nu vor apărea pe inventar!
Astfel, de exemplu, dacă se începe un inventar, acesta va conține stocul de 10 bucăți la un produs. Apoi se presupune că se vând 5 bucăți. Pe inventar în continuare va fi raportat stocul de 10 bucăți și la introducerea stocului real trebuie introdus stocul din momentul inventarului. Se pot face vânzări în continuare dar este important ca pe inventar să fie trecut stocul ce a existat înainte de a face alte vânzări.
În cazul în care se corectează o recepție sau bon de vânzare având dată anterioară sau identică cu data inventarului (aceeași zi), trebuie ACTUALIZATE stocurile scriptice pe inventar cu ajutorul butonului de recalculare stocuri scriptice, astfel inventarul va raporta stocul actualizat.
Alte articole: