Urmărire încasări nealocate în BOCP

Introducere

În BOCP, gestiunea financiară a încasărilor și plăților se realizează centralizat în modulul Financiare -> Încasări și Plăți. O practică esențială pentru o evidență contabilă corectă este alocarea fiecărei sume încasate sau plătite la documentul corespunzător (factură, storno etc.). Prin acest proces, documentele sunt marcate ca fiind "stinse" sau achitate.

Acest articol descrie fluxul de urmărire și gestionare a sumelor care nu sunt alocate unui document, cunoscute și ca avansuri sau încasări nealocate.

Identificarea și Vizualizarea Sumele Nealocate

Sumele care nu sunt asociate unui document la înregistrare rămân în soldul clientului. Sistemul oferă mai multe metode pentru a identifica rapid aceste sume:

• Alertă pe Profilul Clientului: Pe pagina clientului, deasupra listei de documente, va apărea o iconiță de alertă dacă acesta are sume nealocate în sold.
• Acces Rapid la Detalii: Un click pe această iconiță vă va redirecționa către pagina de contact a clientului, unde sunt listate toate mișcările financiare. Aici puteți filtra și vizualiza rapid tranzacțiile care nu sunt alocate integral.
• Filtrare în Lista de Tranzacții: În lista generală de tranzacții financiare, a fost adăugat un filtru dedicat pentru starea alocării:
  • Alocare completă
  • Alocare parțială
  • Nealocat

De asemenea, încasările care sunt alocate doar parțial sau deloc sunt marcate vizibil în listă, afișând suma rămasă nealocată.

Procesul de Alocare a Sumele

Alocarea unei sume se poate realiza oricând din pagina de vizualizare a încasării sau a plății respective. În funcție de tipul tranzacției, puteți selecta următoarele documente:

• Pentru Încasări: Se pot selecta facturile emise care au un sold de plată sau facturile primite de tip storno.
• Pentru Plăți: Se pot selecta facturile primite cu sold de achitat sau facturile emise de tip storno.

Modificare importantă (August 2025): Anterior, la înregistrarea unei încasări cu o sumă mai mare decât soldul facturii, întreaga sumă era alocată pe acea factură, generând un sold negativ. Conform noii actualizări, sistemul va aloca automat doar suma necesară pentru a stinge soldul facturii. Suma excedentară va rămâne nealocată și va fi vizibilă în soldul clientului ca avans.

Alocare Inteligentă la Emiterea Documentelor Noi

Pentru a eficientiza procesul de stingere a avansurilor, BOCP include acum funcționalități de alocare proactivă:

1. La Emiterea unei Facturi Noi: Dacă selectați un client care are un sold nealocat (avans), sistemul va propune automat alocarea acestor sume pe noua factură. Astfel, factura se emite cu un sold actualizat, reflectând avansul deja plătit.
2. Sugestie pe Facturile Existente: Pe facturile deja emise, dar care nu sunt încasate complet, va apărea o sugestie vizuală pentru a aloca pe ele soldul nealocat al clientului. Acest lucru oferă utilizatorului o imagine clară asupra sumelor primite în avans și simplifică procesul de compensare.

Integrarea cu Bonuri de Vânzare

Funcționalitatea de urmărire a avansurilor este integrată și în fluxul de vânzări prin bonuri:

• Înainte de Finalizarea Bonului: La emiterea unui bon de vânzare pentru un client selectat, sistemul va verifica dacă acesta are încasări nealocate. Dacă da, va propune alocarea acestora pe bon înainte de finalizare. În cazul în care se emite automat un bon fiscal, acesta se va genera doar pentru suma rămasă de plată, dacă există o diferență de achitat cash.
• După Finalizarea Bonului: Pentru bonurile deja finalizate, este disponibilă o opțiune explicită de "Alocare sume din avans pe bon", permițând o gestionare flexibilă a încasărilor.