Gestiuni private pentru utilizatori

Introducere

Gestiunile private sunt practic puncte de lucru mai limitate care permit separarea stocurilor pentru fiecare utilizator.

Sistemul facilitează urmărirea pieselor de schimb sau a produselor în cazurile în care se dorește urmărirea pieselor sau stocului eliberat către un utilizator.

O gestiune privata permite utilizatorului:

• să primească produse prin transfer
• să țină evidența stocurilor din gestiunea lui
• să returneze produse către gestiunea principală din punctul lui de lucru
• să consume produsele din gestiunea lui

Configurare

Limita gestiunilor private se modifică la cerere și conform ofertei comerciale.

Pentru a activa o gestiune privată, se accesează meniul SISTEM - Setări Cont - Gestiuni private

Important de știut:

În mod normal utilizatorii pot emite documente și pot face vânzări doar din punctul lor de lucru.

Dacă se activează o gestiune privată pentru un utilizator, acesta se limitează doar la stoc. Documentele noi (de exemplu fișe de service, tichete dispecerat) vor fi create în punctul de lucru unde este alocat utilizatorul, pentru a permite colaborarea mai multor utilizatori pe acel document din același punct de lucru.

Gestiunea privată a fost concepută pentru a ține stocul privat în cazul în care utilizatorul primește în custodie/folosință piese/materiale ce vor fi folosite pentru reparații/instalatii/stoc personal.

Cum se integrează gestiunea privată cu WorkManager și fluxul de lucru:

• la consumare produse de pe fișa workmanager, acum apare buton de cerere produs din altă magazie dacă produsul nu există local
• pe fișa workmanager apare o listă cu transferuri pe baza cererilor de produse, astfel se poate intra mai rapid pe transfer pentru a recepționa produsele
• la crearea gestiunilor private, nu se generează local fișele de magazie, fișele se vor crea AUTOMAT în momentul în care:
  • se cere un produs prin cerere transfer
  • se inițiază un transfer din altă gestiune
• sunt limitate crearea documentelor: bon conversie, bon consum la gestiunea privată, dacă utilizatorul are gestiune privată și este blocat la punctul lui de lucru
• la cereri transfer, utilizatorii pot crea cerere transfer doar către gestiunea privată, dacă au gestiune privată
• utilizatorii limitați la punct de lucru, care au gestiune privată, acum pot iniția transfer (dacă au acest drept) doar din gestiunea lor privată

Studiu de caz

Presupunem ca avem o firmă care are două puncte de service în două localități diferite: orașul A și orașul B. În ambele locații are 5 tehnicieni care repară echipamentele preluate.

În acest caz în ERP se definesc două puncte de lucru și 10 utilizatori, din care 5 se alocă la punctul A și 5 se alocă la punctul B.

Se dorește ca în fiecare punct de lucru să se țină stocul pieselor de schimb, dar în același timp să se urmarească care tehnician ce piese are la ei pentru a răspunde pentru piesele preluate.

Astfel cream 10 gestiuni private, câte una pentru fiecare tehnician.

Tehnicienii din punctul A vor vedea doar fișele de service create din punctul A, facturarea către client se va face tot din punctul de lucru A.

În momentul în care un tehnician are nevoie de o piesă, face o cerere de transfer pentru piesa respectivă:

Depozitarul primește o alertă cu cererea și onorează cererea, creează un transfer cu un click pe baza cererii cu produsele/piesele.

Tehnicianul le preia, tot cu un click, și apoi le consumă pentru a face reparația. Dacă nu consumă fiecare piesă, piesele rămân pe stocul lui, unde se poate urmări ce s-a consumat pentru care lucrare și ce a ramas pe stoc.

Limitări:

Gestiunile private nu permit vânzarile directe către clienți, aceștea sunt concepute doar pentru a ține și urmări stocul personal.

Din punct de vedere contabil, fiecare gestiune trebuie contabilizată separat. Produsele transferate în gestiunea privată ies cu un bon de transfer din gestiunea principală și intră cu recepție în gestiunea privată.

Toate rapoartele de gestiune, situația stocurilor sunt disponibile și pentru gestiuni private.

Gestiunile private nu se pot muta la alt utilizator, dacă se șterge utilizatorul, se șterge și gestiunea privată, este recomandat să se returneze stocul către magazia principală înainte de închiderea contului.

Gestiunile private se activează separat, contra cost, în funcție de numărul gestiunilor private dorite (nu fiecare utilizator trebuie să aibă gestiune privată, în mod normal doar tehnicienii).

Funcționarea sistemului

În cazul în care un utilizator are o gestiune privată și este blocat pe punctul lui de lucru (adică nu are drept de emitere documente din mai multe puncte de lucru):

• cererile de transfer vor fi blocate la destinație către gestiunea lui privată
• crearea fișelor, vânzărilor, facturilor, chitanțelor, biletelor de intervenții, procese verbale, contracte, clienți noi se va face în punctul de lucru la care este alocat utilizatorul
• consumul de piese, bonuri de producție, inițiere transfer, cerere de transfer