Dispoziție de plată/încasare

Introducere

Modulul permite emiterea dispozițiilor de plată și de încasare către casierie, atunci când este nevoie de un alt document justificativ pentru o plată sau o încasare în numerar.

Modulul face parte din pachetul Cash Management. Dacă pachetul nu este activ în cont, la adăugarea unei dispoziții de plată apare un mesaj de activare.

Unde se găsește

Meniul Financiare → Mișcări de bani → Dispozitii plata. Din meniul modulului sunt disponibile:

• Dispozitii de incasare si plati – lista tuturor dispozițiilor emise;
• Adauga dispozitie de plata;
• Adauga dispozitie de incasare;
• Setări modul.

Emiterea unei dispoziții

Se apasă butonul Adauga dispozitie de plata sau Adauga dispozitie de incasare, după caz, și se completează câmpurile din formular:

• Punct de lucru – casieria pe care se face operațiunea;
• Se plateste catre, respectiv Se incaseaza de la – contactul din agendă. Dacă persoana nu există încă, se poate adăuga direct din formularul de selectare;
• Avand functia, Serie act identitate, NR act identitate – datele persoanei care primește sau predă suma. Dacă în fișa contactului aceste câmpuri sunt necompletate, valorile introduse aici se salvează și în fișa contactului;
• Data platii, respectiv Data incasarii – sub câmp este afișată data minimă permisă, conform setărilor modulului;
• Suma platita, respectiv Suma incasata, împreună cu valuta;
• Scopul platii/reprezentand, respectiv Scopul incasarii/reprezentand – textul apare atât pe document, cât și ca explicație în Registrul de Casă.

Numărul documentului se atribuie automat, în continuarea ultimei dispoziții emise. La o dispoziție de plată, contactul selectat este marcat automat ca furnizor.

Ce se întâmplă la salvare

• Se generează dispoziția, cu număr și dată proprii.
• Se creează automat o încasare/plată în modulul Tranzacții, care poate fi alocată la documente.
• Dacă modulul Registru de Casă este activ, operațiunea se înregistrează automat în Registrul de Casă, pe punctul de lucru selectat. În Registrul de Casă și în Registrul de Bancă, rândul respectiv afișează o iconiță prin care se deschide dispoziția.

Lista dispozițiilor

Lista afișează, pentru fiecare dispoziție: unitatea, utilizatorul care a emis-o, numărul și data, tipul (plată sau încasare), plătitorul/primitorul, suma (plățile cu roșu pe coloana Plăți, încasările cu verde pe coloana Încasări), scopul și, pe coloana Document, documentul pentru care a fost emisă dispoziția, dacă este legată de unul.

Sunt disponibile filtrul pe perioadă și filtrul pe punct de lucru, căutarea după ID, număr de document, plătitor/primitor, client, scop sau utilizator, precum și totalizarea sumelor pe coloanele de plăți și de încasări. Dispozițiile anulate apar tăiate. Lista se poate exporta în Excel și în PDF.

Vizualizarea și tipărirea

Click pe numărul dispoziției sau pe iconița din dreapta rândului deschide documentul, în formatul tipizat cod 14-4-4: unitatea și CUI-ul, punctul de lucru, numele și prenumele, funcția, seria și numărul actului de identitate, suma în cifre și în litere, scopul și rubricile de semnături (conducătorul unității, viza de control financiar-preventiv, compartimentul financiar-contabil, semnătura casierului).

Din uneltele documentului se pot face: imprimarea (în două exemplare), descărcarea în PDF, trimiterea prin e-mail, personalizarea aspectului documentului și atașarea de fișiere. Sub document este afișată încasarea/plata generată, împreună cu butoanele de procesare și de alocare.

Setările modulului

• Data dispozitiilor va fi – dupa data ultimei dispozitii emise (implicit) sau data zilei curente. Cu prima opțiune, dacă se introduce o dată mai veche decât cea a ultimei dispoziții emise, programul folosește data ultimei dispoziții, astfel încât numerotarea să rămână cronologică.
• Dispozitiile de plata si incasare au numerotare separata – se bifează dacă se dorește numerotare diferită pentru dispozițiile de plată și cele de încasare. În acest caz și data minimă se calculează separat, pe fiecare tip.

Modificare și anulare

Atât timp cât dispoziția nu este finalizată, se pot modifica scopul și contactul; modificarea contactului se propagă și în încasarea/plata, în tranzacția aferentă și în Registrul de Casă. Administratorii pot modifica și data documentului, care se actualizează automat și în Registrul de Casă.

La anularea dispoziției se anulează și încasarea/plata aferentă și se șterge înregistrarea din Registrul de Casă. Ștergerea definitivă este posibilă numai pentru administratori, numai pentru o dispoziție anulată și numai dacă este ultima dispoziție emisă. Pașii sunt descriși în articolul Modificare/ștergere dispoziție de plată.