Agenți de vânzări

Introducere

Acest modul permite definirea agenților, alocarea agenților la contacte sau vânzări, definirea unui comision agent, calcul comision după vânzare, rapoarte, cont agent pentru a-și vedea comisioanele și sold. Definirea unui agent se realizează din meniul Contacte - Agenți vânzări, prin butonul +Agent nou.

Configurare

Pentru a configura un agent de vânzări se accesează modulul de Contacte - Agenți vânzări și se selectează din lista de contacte. În momentul în care se configurează agentul de vânzări se stabilește și comisionul care i se alocă.

La Setări modul - Setări generale se pot seta opțiunile de generare comisioane, tipul de vânzare comisionată, diferite limitări la agenți și automatizări.

La Setări modul - Grupe de agenți se pot defini grupele de agenți și se pot seta comisioanele aferente grupelor.

Dacă se editează o grupă de agenți, se pot defini reguli de comisioane dinamice pe baza rulajului din luna anterioară sau se pot implementa la cerere reguli și pentru alte perioade, ca de exemplu: ultimele 3 luni sau 6 luni.

Reguli de aplicare comision:

1. Dacă un agent are valoarea comisionului alocat >0 atunci se va lua în considerare comisionul lui fix.
2. Dacă un agent nu are comision, atunci se va lua în considerare comisionul grupei la care este alocat.
3. Dacă grupa în care este alocat agentul are reguli de comisioane definite și una dintre reguli intră în vigoare, atunci se va lua în considerare comisionul din regulă astfel:
   • Dacă este setat un comision de 5% pentru grupă, toți agenții vor avea comision 5% implicit, unde se pot seta plaje de comisioane
     1. pentru rulaj 1000-1999.99 comisionul sa fie 6%
     2. pentru rulaj 2000-2999.99 comisionul sa fie 7%
   • !!! Dacă nu se vor defini alte plaje după 2999.99, iar rulajul agentului va fi mai mare decât ultima plajă definită, atunci se va lua în considerare comisionul implicit de 5% !!!
   • Dacă sunt mai multe reguli definite care ar fi aplicabile atunci se va lua în considerare comisionul cel mai mare

Clienții pot fi alocați unui agent astfel:

• De pe Profilul Agentului se poate aloca un client la agent utilizând butonul Aloca un contact.

• Din modulul de Agendă Contacte se poate aloca agentul la client de pe profilul clientului accesând secțiunea Alocare la agent din Detalii contact.

• Din modulul de Agendă contacte prin Import listă de contacte dintr-un fișier excel - Import customizat.

De asemenea există opțiunea de a defini reguli separate de comisionare pentru abonamente în momentul în care se activează un abonament din modulul de Vânzări - Abonamente. După ce a fost activat abonamentul, se intră la tab-ul Comisioane de unde se alocă agentul, procentul și câte luni vor fi comisionate.

Functionalități

În momentul în care se emite o factură, se alocă automat comisionul din totalul facturii agentului de vânzări. De pe factura fiscală se poate verifica comisionul aferent facturii, de la tab-ul Comisioane.

Pe profilul agentului se poate verifica dacă sumele sunt corecte la tab-ul Rulaje. Se poate verifica rulajul încasărilor de la clienții alocați agentului pentru o perioadă selectată (ex. luna trecută).

Pe bonul de vânzare se poate vedea dacă clientul este alocat la un agent, iar dacă utilizatorul are drept de acces la modulul Agenți vânzări poate da click pe numele agentului pentru a deschide fișa de agent.

Tot de pe bonul de vânzare se poate verifica situația comisioanelor acordate. Se afișează lista tuturor agenților care primesc comision în urma respectivului bon de vânzare (dacă clientul este alocat la mai mulți agenți toți vor primi procentul aferent!)

Agenții pot fi alocați manual la o anumită vânzare (dacă agenții sunt alocați manual nu li se va aloca automat clientul în fișa de profil ci doar pentru vânzarea respectivă!)

Pentru a vedea dacă s-a calculat corect comisionul apare pe listă și o mențiune (în exemplul din imaginea de mai jos vedem că acel 15% este luat pe baza regulii de rulaj luna anterioară).

La lista agenți comisionați se afișează și câmpurile comision custom și comision grupă pentru a fi mai clar ce tipuri de comisioane potențiale există.

Comisionul se validează automat in momentul în care factura/bonul de vânzare se achită.

Următorul pas este decontarea comisionului; se accesează tab-ul Nedecontate din modulul Agenți vânzări, se bifează agentul la care se dorește decontarea și se apasă tab-ul Decontare.

Explicații sistem comisionare:

Tip vânzare comisionată

Facturi emise: se vor genera comisioane doar dacă se emite o factură către clienții agentului.
Toate vânzările (Bonuri de vânzare): se vor genera comisioane la toate bonurile de vânzare (util dacă se fac vânzări cu bon fiscal, la care nu se emit facturi).

Sistemul de generare comisioane

Comisioanele se vor calcula imediat după vânzare și se vor autovalida la încasarea completă a vânzării:

• În acest model la închiderea unei facturi sau vânzări se generează comisioanele pentru agenții alocați la vânzare sau factură.
• Comisioanele inițial apar neconfirmate, iar în momentul încasării complete a facturii sau a vânzării se vor autoconfirma comisioanele.
• Data confirmării va servi pentru a raporta comisionul pentru luna în care s-a încasat factura.
• În acest sistem nu se vor comisiona încasările parțiale, comisioanele fiind validate doar la încasarea completă a vânzării.

Comisioanele se vor calcula din încasările din luna anterioară:

• Acest sistem permite utilizarea plajelor definite la grupe.
• Astfel se pot defini reguli de comisionare, de exemplu 0-10000 lei rulaj = 5% comision și 10001-20000 lei rulaj = 10% comision.
• În acest caz comisionul se poate genera doar după ce s-a închis luna.
• Având în vedere că în primele zile ale unei luni se mai pot introduce încasări pentru luna anterioară, se recomandă generarea comisioanelor doar în data de 4-5 a unei luni.
• În acest sistem, se alocă agenții doar la facturi sau la toate vânzările, conform setării la TIP VÂNZARE COMISIONATĂ și apoi se iau toate încasările din luna comisionată (chiar și cele parțiale) și se calculează un singur rând de comision ce este automat și confirmat, fiind deja calculat din sumele încasate.

Baza de comisionare și Metoda calcul

În cazurile în care comisionul se calculează la nivel de vânzare și nu din încasări, se poate seta baza pentru comsionare:

• Din total fără TVA
• Din total cu TVA
• Din adaos pe produse

Se menționează faptul că în cazul în care se utilizează adaosul ca și bază de calcul, acest adaos este luat din momentul finalizării bonului de vânzare. Dacă în fundal se realocă un lot și se schimbă adaosul pentru vânzare, aceste valori și comisioane calculate nu sunt automat recalculate.