Ce este modulul Șantiere și cum se folosește dosarul de șantier

Introducere

Modulul Șantiere adună într-un singur dosar de șantier tot ce ține de o lucrare: clientul, ofertele, contractele, devizele, materialele trimise pe șantier, consumurile, cheltuielile, vânzările și facturile. Este gândit pentru firmele de construcții, instalații, amenajări sau montaj, care lucrează în paralel pe mai multe lucrări și vor să știe, pentru fiecare, cât material se află pe șantier, cât s-a consumat, cât s-a facturat și ce adaos a rămas.

Spre deosebire de o simplă gestiune suplimentară sau de un punct de lucru obișnuit, șantierul are propria gestiune de șantier, vizibilă doar utilizatorilor alocați lucrării, și un raport financiar propriu, calculat automat din documentele atașate. Spre deosebire de un deviz de lucrări, care este o estimare, dosarul de șantier urmărește ce s-a realizat efectiv și compară realizatul cu devizul.

Unde se găsește modulul

Modulul are două pagini:

CloudCRM → Șantiere → Listă șantiere — lista lucrărilor, cu denumirea lucrării, clientul, numărul de contract, gestiunea, responsabilii, statusul și data. Lista se poate filtra după status (Activ, Închis sau toate) și se poate căuta după denumire, număr de contract sau client.
CloudCRM → Șantiere → Setări modul — fila Utilizatori pe șantiere, care arată pentru fiecare șantier activ gestiunea lui și utilizatorii care au acces.

Cum se creează un șantier nou

Din Listă șantiere se apasă Șantier nou. În fereastra care se deschide se completează:

Denumire lucrare (obligatoriu) — numele după care se recunoaște lucrarea, de exemplu „Renovare birouri str. Fabricii 12”.
Client — beneficiarul lucrării, ales din agendă; odată cu clientul se poate alege și adresa clientului.
Nr. contract — numărul contractului cu clientul, pentru căutare rapidă în listă.
Adresa șantierului — locul unde se execută lucrarea. Adresele se aleg dintre adresele firmei proprii. Dacă adresa nu există încă, se bifează Adresă nouă pentru șantier și se completează eticheta, strada și numărul, localitatea, județul și codul poștal; strada și localitatea sunt obligatorii.
Mențiuni — orice informație utilă echipei.
Utilizatori cu acces la șantier — colegii care vor vedea șantierul și gestiunea lui. Utilizatorul care creează șantierul este adăugat automat.
Creează gestiune pentru șantier — bifat implicit. Creează o gestiune dedicată, cu numele „Șantier - denumirea lucrării”, în care se vor trimite materialele.

Se apasă Salvează. Șantierul apare în listă cu statusul Activ.

Notă: Dacă la creare nu s-a bifat gestiunea, ea se poate crea oricând ulterior, din dosarul șantierului, cu Creează gestiunea șantierului.

Dosarul șantierului, filă cu filă

Un clic pe denumirea lucrării deschide Dosar șantier. Filele sunt așezate pe stânga, în ordinea firească a unei lucrări. Documentele create din dosar (oferte, contracte, bonuri de consum, bonuri de vânzare, cereri de transfer, facturi) se atașează automat șantierului; cele create în altă parte se atașează cu butonul Atașează și se scot cu Detașează de pe șantier. La atașare sunt propuse documentele clientului șantierului care nu sunt încă atașate.

Dosar

Datele generale: denumirea, clientul, numărul de contract, statusul, gestiunea, adresa șantierului, adresa clientului și mențiunile. Tot aici se modifică lista Utilizatori cu acces la șantier. Din Unelte document se modifică datele șantierului, se creează gestiunea, se închide sau se șterge șantierul.

Oferte

Butonul Ofertă nouă deschide o ofertă precompletată cu clientul și gestiunea șantierului. Dacă este activ modulul Deviz lucrări, butonul Deviz din această ofertă pornește un deviz care preia liniile unei oferte atașate. Necesită modulul Comenzi produse.

Contracte

Butonul Contract nou deschide un contract pentru clientul șantierului; după salvare, contractul apare automat în această filă. Necesită modulul Contracte.

Deviz lucrări

Cu Deviz nou se creează un deviz legat de șantier, pe clientul și gestiunea lui. Sub lista devizelor apare tabelul Deviz față de realizat, care compară, pe materiale, pe servicii (inclusiv deplasări, cazare și diurnă) și pe total vânzări, valoarea estimată în devize cu valoarea realizată efectiv pe șantier și arată diferența. Necesită modulul Deviz lucrări.

Stoc

Fila este disponibilă doar dacă șantierul are gestiune și are subfilele:

Produse în gestiune — ce se află acum pe șantier, cu valoarea stocului la preț de achiziție și la preț de vânzare. Implicit sunt afișate doar produsele cu stoc.
Recepții — recepțiile de marfă făcute direct pe gestiunea șantierului, de exemplu când furnizorul livrează direct pe șantier.
Transferuri — butoanele Transfer către șantier și Transfer din șantier mută materiale între depozitul central și șantier.
Cereri de transfer — echipa de pe șantier cere materiale, iar depozitul le pregătește și le trimite.
Bonuri de consum — materialele puse în operă se scad din gestiunea șantierului prin Bon de consum.
Vânzări — Vânzare din șantier emite un bon de vânzare către client din gestiunea șantierului, atunci când materialele se refacturează clientului.

Costuri

Cu Cheltuială nouă pe șantier se înregistrează o cheltuială direct pe lucrare (de exemplu închirierea unei schele). Sub ea, secțiunea Costuri alocate pe șantier permite Alocare cost la șantier: o parte dintr-o cheltuială comună (utilități, transport, chirie utilaj folosit pe mai multe lucrări) se repartizează pe șantier, fie ca Procent, fie ca Valoare fixă, pe întreaga cheltuială sau pe o anumită linie de servicii din factura furnizorului. Alocarea se poate porni și din fereastra cheltuielii. Necesită modulul Cheltuieli.

Facturi și vânzări

Lista bonurilor de vânzare emise din gestiunea șantierului, apoi Facturi atașate șantierului. Facturile emise din bonurile de vânzare apar automat; facturile emise fără bon (de exemplu facturile de manoperă sau de situații de lucrări) se creează din această filă sau se atașează cu Atașează.

Raport financiar

Rezumatul lucrării, fără TVA: stocul aflat pe șantier (la preț de achiziție și la preț de vânzare), vânzările de pe șantier, din care facturat și rămas de facturat, adaosul la produse, serviciile facturate, consumul de materiale, cheltuielile directe, costurile alocate și, la final, Adaos realizat pe șantier.

Cine vede un șantier

Un șantier și gestiunea lui sunt vizibile doar utilizatorilor alocați lui. Administratorii și utilizatorii care au dreptul de a vedea stocul altor gestiuni văd toate șantierele. Utilizatorii se adaugă la creare sau, ulterior, din fila Dosar; lista completă pe toate șantierele active se vede în Setări modul → Utilizatori pe șantiere.

Închiderea și ștergerea unui șantier

Închide șantierul — se folosește la finalul lucrării. Gestiunea șantierului se arhivează, iar istoricul rămâne consultabil. Butonul apare doar când gestiunea nu mai are stoc; materialele rămase se transferă înapoi în depozit sau se consumă înainte de închidere.
Șterge șantierul — doar pentru șantiere create din greșeală. Ștergerea este refuzată dacă gestiunea are mișcări de stoc sau dacă șantierul are documente atașate, devize, cheltuieli ori alocări; mesajul spune exact ce blochează ștergerea. În aceste cazuri se folosește Închide șantierul.

Scenarii de utilizare

Firmă de construcții cu 5–10 lucrări în paralel, care vrea să știe în orice moment ce materiale se află pe fiecare șantier și cine răspunde de ele.
Șef de șantier care cere materiale din depozit printr-o cerere de transfer și le scade din gestiune pe măsură ce le pune în operă.
Administrator care vrea să compare, la finalul lucrării, devizul ofertat cu costurile reale și să vadă adaosul obținut.
Contabil care repartizează facturi comune (transport, chirie utilaje, utilități) pe lucrările care le-au generat.

Exemplu

O firmă de amenajări câștigă lucrarea „Renovare birouri str. Fabricii 12” pentru clientul Alfa SRL. Se creează șantierul cu gestiune proprie și se alocă șeful de șantier și doi colegi.

Din fila Oferte se emite oferta, iar din ea se generează devizul: materiale 30.000 RON, manoperă 35.000 RON.
Din Stoc → Transferuri se trimit pe șantier materiale de 32.000 RON (preț de achiziție). Pe parcurs se consumă, prin bonuri de consum, materiale de 27.000 RON.
Restul de 5.000 RON se transferă înapoi în depozit, astfel încât gestiunea șantierului rămâne fără stoc.
Se înregistrează direct pe șantier chiria schelei, 2.000 RON, și se alocă 25% dintr-o factură de transport de 2.400 RON, adică 600 RON.
Se facturează clientului manopera și lucrarea executată, 36.000 RON fără TVA, cu factură atașată șantierului.

În Raport financiar rezultă: servicii facturate 36.000 RON, consum de materiale −27.000 RON, cheltuieli directe −2.000 RON, costuri alocate −600 RON, deci Adaos realizat pe șantier 6.400 RON. În Deviz față de realizat se vede că la materiale s-au realizat 27.000 RON față de 30.000 RON estimat. Cum gestiunea nu mai are stoc, lucrarea se poate închide cu Închide șantierul.

Probleme frecvente și soluții

Un coleg nu vede șantierul sau gestiunea lui — colegul nu este alocat șantierului. Se adaugă în Utilizatori cu acces la șantier, din fila Dosar.
Lipsește butonul Închide șantierul — gestiunea șantierului încă are stoc. Se verifică Stoc → Produse în gestiune, iar ce a rămas se transferă înapoi în depozit sau se consumă.
Șantierul nu se poate șterge — are mișcări de stoc sau documente atașate. Se folosește Închide șantierul; istoricul rămâne disponibil.
„Nu există documente de atașat pentru clientul șantierului” — sunt propuse doar documentele clientului șantierului, neatașate deja. Se verifică dacă documentul a fost emis pe același client sau dacă nu este deja atașat.
Alocarea unui cost este refuzată — cheltuiala provine dintr-o recepție de marfă (marfa este deja pe stoc), este înregistrată direct pe un șantier, depășește suma rămasă nealocată sau are deja alocări de alt fel (pe întreaga cheltuială și pe linii de factură nu se pot amesteca). Mesajul afișat indică motivul și, la depășire, suma care se mai poate aloca.
Lipsesc filele Deviz lucrări, Costuri sau butoanele de ofertă și contract — modulul corespunzător (Deviz lucrări, Cheltuieli, Comenzi produse, Contracte) nu este activ în cont.

De știut

Notă: Valorile din raportul financiar sunt fără TVA. Cheltuielile fără detaliu de TVA sunt incluse cu valoarea totală, iar raportul afișează câte astfel de cheltuieli există.

Notă: Stocul din gestiunile de șantier nu intră în stocul global al firmei, deci nu apare ca disponibil pentru vânzările din magazin sau din comenzile online. Materialele de pe șantier sunt considerate deja trimise la lucrare.

Atenție: Materialele care trebuie refacturate clientului se scot din gestiune prin Vânzare din șantier (bon de vânzare), nu prin bon de consum. Un bon de consum înseamnă că materialul a fost pus în operă și intră la costuri, nu la vânzări.

Notă: Un șantier închis rămâne în listă cu statusul Închis și poate fi consultat oricând, dar din dosarul lui nu se mai creează oferte, contracte, devize, transferuri, consumuri, vânzări sau cheltuieli noi.

Vezi și

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★