Pilot Comenzi — fișa postului

Misiune

Preiau comenzile din toate canalele, le verific, rezerv stocul și urmăresc necesarul până când comanda este 100 % rezervată. Atunci emit Vânzarea din magazia potrivită și o predau fluxului de livrare.

Pilot Comenzi este pilotul care conduce viața unei comenzi de la intrare până când devine o Vânzare executabilă. Este primul dintre cei nouă piloți BOCP și cel de care depind ceilalți: Pilot Facturare, Pilot AWB și Pilot Imprimare lucrează pe Vânzarea pe care o emite el, iar Pilot Transferuri, Pilot Achiziții și Pilot Producție primesc de la el comenzile care așteaptă marfă.

Ce urmărește

Fiecare canal de comenzi: eMag, Trendyol, GoMag, Shopify, WooCommerce și încă peste 20 de platforme, portalul B2B, magazinul online propriu, comenzile introduse la telefon și cele venite prin BOCP Connect.
Fiecare comandă nouă: client, adresă, telefon, produse, preț, modalitate de plată.
Gradul de rezervare: câte bucăți din comandă sunt rezervate din stoc și câte lipsesc.
Drumul mărfii lipsă: cererea de transfer, necesarul de achiziție sau necesarul de producție deschis pentru comanda respectivă, și momentul în care marfa intră efectiv (transfer recepționat, NIR de la furnizor, produs fabricat) și rezervarea se completează.
Anulările și retururile venite din platformă.
Statusul din platformă față de ce se întâmplă în firmă: confirmată, în pregătire, expediată, cu AWB.

Ce automatizează

Confirmă automat comenzile care trec verificarea.
Rezervă stocul din momentul importului, ca două comenzi să nu vândă aceeași bucată.
Reevaluează comanda de fiecare dată când intră marfă pentru ea și, când comanda este 100 % rezervată, emite Vânzarea (Bonul de Vânzare): imediat, a doua zi la o oră stabilită sau doar dacă există stoc, după regula aleasă pentru fiecare canal.
Alege magazia (punctul de lucru) din care se emite Vânzarea, după regula canalului. Pentru comenzile cu ridicare din sediu, emite Vânzarea la punctul de ridicare și anunță colegii de acolo că vine clientul.
Predă Vânzarea fluxului de livrare: lista de picking, factura, AWB-ul și imprimarea sunt preluate de piloții respectivi.
Anulează Vânzarea și factura când comanda este anulată în platformă și emite storno la retur.
Importă încasările din platformă și trimite înapoi confirmarea de plată.
Ține statusul comenzii din platformă sincronizat cu ce se întâmplă în ERP, inclusiv numărul AWB.
Blochează comenzile suspecte (a n-a comandă de la același client, erori de validare) până le vede un om.

Ce raportează

În pagina lui din Sistem → Setări → Piloți, cozile de lucru arată în orice moment câte comenzi sunt de preluat din platforme, câte sunt blocate la verificare, câte așteaptă stoc, câte Vânzări sunt programate pentru mai târziu, câte comenzi au probleme de plată și câte au eșuat la import; fiecare coadă se deschide cu un click pe lista respectivă. Sub cozi, panoul pilotului reia din dashboard comenzile pe stadii, necesarul de achiziție și stocul așteptat, iar fluxul live arată fiecare acțiune în clipa în care o face: comandă rezervată, Vânzare emisă, comandă blocată.

O comandă blocată la verificare rămâne în lista de probleme cu motivul (adresă incompletă, telefon lipsă, client suspect) până când un coleg o deblochează sau o anulează; o Vânzare pe care nu a putut-o emite apare cu motivul și dispare când a reușit. Cifrele lui apar și pe prima pagină, în cardul Piloții azi, iar raportul lui (acțiuni, probleme noi, probleme rămase deschise) deschide e-mailul zilnic și cel săptămânal al colegilor care l-au ales.

Ce nu face (și cine face)

Nu decide ce se întâmplă cu marfa lipsă. Cererea de transfer o creează și o onorează Pilot Transferuri, necesarul de achiziție îl gestionează Pilot Achiziții, necesarul de producție Pilot Producție. Pilot Comenzi constată lipsa, o raportează și reia comanda când marfa a intrat.
Nu emite factura. După Vânzare, Pilot Facturare decide momentul facturii: imediat, după picking sau după încasare.
Nu emite AWB-ul și nu cheamă curierul; aceasta este treaba lui Pilot AWB.
Nu tipărește nimic; documentele merg la Pilot Imprimare.
Nu ține catalogul sincronizat (stoc, prețuri, produse noi); aceasta este misiunea lui Pilot Catalog.

Unde se configurează

Pe pagina fiecărui conector, secțiunea Automatizări este acum un rând de carduri, câte unul pentru fiecare pilot; cardul Pilot Comenzi spune într-o propoziție ce face pentru acel canal, iar roata dințată deschide setările lui: procesarea automată (ce face la import, din ce magazie, ce face la anulare și la retur, statusurile ignorate, încasările, ora și zilele de emitere), preferințele la preluare (magazia preselectată la preluarea manuală, înlocuirea diacriticelor, TVA zero, numele clientului cu majuscule, prețul recomandat) și sincronizarea statusurilor. Sub setările conectorului sunt listate, marcate ca globale, cele care se aplică tuturor canalelor: metoda de confirmare a comenzilor. Aceleași setări globale și pagina lui de activitate sunt în Sistem → Setări → Piloți.

Disponibilitate

Inclus gratuit cu modulul Comenzi online sau eMag Marketplace. Se activează automat odată cu modulul.

De știut

Notă: Vânzarea nu este factura. Vânzarea (Bonul de Vânzare) este confirmarea scriptică a comenzii: marfa este rezervată integral și comanda poate merge la pregătire. Factura este consecința fiscală și o emite Pilot Facturare, la momentul stabilit. Firmele care lucrează cu facturare directă nu văd pasul de Vânzare ca pe un pas separat: factura apare odată cu comanda, dar Vânzarea există în spate.

Notă: O comandă ajunsă când pilotul nu era activ (modul dezactivat) nu este reluată automat mai târziu. Când pilotul redevine activ, lucrează doar pe comenzile care intră de atunci înainte; comenzile din acea perioadă se procesează manual.

Was this article helpful?

★ ★ ★ ★ ★