Ce este o recepție?

Document care se întocmește de către comisia de recepție și de către gestionar cu ocazia recepționării mărfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor și a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitățile și valoarea mărfurilor selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial.

Servește ca:

– document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

– document justificativ pentru încărcare în gestiune;

– act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

– document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:

a) bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

d) bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;

e) bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;

f) mărfurilor intrate în gestiunile la care evidență se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc).

Se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și Constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul când bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.

Datele de pe verso a formularului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la receptie.

Circulă:

– la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);

– la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

– la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.