Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura și facturarea electronică în România

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura a fost creat cu scopul de primire a facturii electronice de la emitent respectând structura facturii conform standardelor europene. 

Începând cu 1 Ianuarie 2024, persoanele impozabile din România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scop de TVA, au obligația conform art. LIX, Legea 296/2023, de a transmite facturile emise în sistemul RO e-Factura ANAF.

Companiile au obligativitatea de a încărca facturile emise în sistemul RO e-Factura dacă îndeplinesc condițiile următoare:

1. prestează servicii sau vând bunuri către instituții publice
2. prestează servicii sau vând bunuri către alte companii private înregistrare în România
3. prestează servicii de turism care au fost achitate cu tichete de vacanță

e-Factura nu se folosește în situațiile B2C (business to consumer), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către clienți persoane fizice, cu excepția facturilor încasate cu vouchere de vacanță.

Definiții

• factura electronică – factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată
• operator economic – orice entitate care desfăşoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse şi/sau prestarea de servicii
• emitent al facturii electronice – operatorul economic care emite factura electronică către destinatar şi o transmite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura
• destinatar al facturii electronice – operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă şi orice altă entitate care primeşte factura electronică însoţită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-factura
• relaţia dintre un operator economic şi autorităţi contractante, respectiv entităţi contractante – B2G – tranzacţia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor în temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificările şi completările ulterioare şi al OUG nr 114/2011 cu modificările şi completările ulterioare şi autorităţi contractante sau entităţi contractante care primesc şi prelucrează facturi electronice.
• relaţia comercială dintre doi operatori economici - B2B Business to Business tranzacţia având ca obiect execuţia de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici (de la personă juridică la persoană juridică)
• emitentul unei facturi electronice în relaţia B2G Business to Government – operatorul economic aflat într-o relație definită la lit. m) care emite, în baza unui angajament legal, factura electronică și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura; (de la persoană juridică la instituție guvernamentală)
• destinatarul unei facturi electronice emise în relaţia B2G autoritatea contractantă, entitatea contractantă sau unitatea de achiziții centralizate cu atribuţii în acest sens potrivit legii, care primește factura electronică însoţită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
• relația B2C Business to Consumer - operatorul economic prestează servicii sau vinde bunuri către o persoană fizică 

La ce interval de timp trebuie încărcate facturile în SPV?

Facturile emise se pot încărca în sistemul RO e-Factura imediat după ce au fost emise sau se pot încărca în următoarele zile, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la emiterea acestora. 

Vezi aici detalii cum poți seta în BOCP transmiterea automată a facturilor către RO e-Factura

Care sunt sancțiunile pentru netransmiterea facturilor?

Netransmiterea facturilor în termenul limită în perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024 nu se sancționează. 

Ulterior, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor se sancționează după cum urmează:

• între 5000 - 10000 RON pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• între 2500 - 5000 RON pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• între 1000 - 2500 RON pentru celelalte persoane juridice 

Care sunt sancțiunile pentru înregistrarea unei facturi care nu a fost primită prin RO e-Factura

• Înregistrarea unei facturi emise de un operator economic stabilit în România și care nu a fost încărcată în sistemul RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris pe factură.